Трудовые войны: можно ли взыскать с главбуха недостачу по кассе

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовые войны: можно ли взыскать с главбуха недостачу по кассе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

Как провести недостачу по бухгалтерии

В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.

1. При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
   • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
   • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
   • дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
2. Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
   • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
   • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
   • дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
3. Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
   • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
   • дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.

Случай из жизни предпринимателя

«У меня сеть продуктовых магазинов «у дома». При очередной инвентаризации была выявлена недостача в кассе. Потом ― снова. Кассиры только разводили руками, а доказать их вину я не мог. Хочу заметить, что в то время мы еще вели учет средств на бумаге. Закон позволял работать без онлайн-кассы.

Потом установил ККТ и другое оборудование, поставил товароучетную систему. Ситуация сразу изменилась: все магазины стали, как на ладони. Я контролирую бизнес-процессы в личном кабинете кассы. Инвентаризацию также стало проводить гораздо легче, удобнее и быстрее. И, что самое главное, сразу нашлась причина недостачи. Пришлось уволить одного кассира, он оказался не чист на руку».

Кто входит в состав инвентаризационной комиссии

Проводки по недостаче товара за счет виновного лица — это в первую очередь записи в бумажных журналах или компьютерных товарно учетных системах об изменении состояния объектов, находящихся на балансе предприятия. Заниматься созданием таких выкладок (и внесением их в отчеты и документацию) могут исключительно ответственные представители коллектива. Люди, наделенные подобным статусом посредством выпуска приказа, получают ряд особых полномочий, список которых также варьируется в зависимости от политики фирмы.

Данная область бухгалтерских дел контролируется законодательством, однако все предложенные правительством перечни носят рекомендательный характер. По правительственным нормативам предприниматель волен самостоятельно выбирать сотрудников, каждый из которых впоследствии войдет в состав ревизионного совета.

В качестве основных членов комиссии могут выступать не только главные бухгалтеры, но и рядовые кассиры, водители, управленцы любых отделов и так далее. Важным моментом здесь становится приказной бланк — именно он устанавливает список полномочий, присваиваемых определенным работникам.

Понятие и причины возникновения недостачи

Недостаток — это нехватка как денежных, так и материальных средств. Максимально объемное понятие включает в себя целый перечень различных вещей, должных находится на предприятии, но фактически на месте отсутствующих. Выявить недобор какого-либо предмета (производственных деталей, финансов и даже канцелярии) можно посредством контрольной процедуры. В качестве таковой и выступает, например, ревизия.

Как уже говорилось ранее, поводов для возникновения ситуации, в рамках которой организация, несомненно, понесла экономические потери, может быть несколько. Недоучет возникает не только из-за пресловутого злого умысла, но и вследствие банальной невнимательности, неграмотности и попросту безответственного отношения конкретного сотрудника к рабочим обязанностям.

В каких случаях кассир освобождается от материальной ответственности

В ст. 239 ТК РФ указано, что работника нельзя привлечь к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие:

• непреодолимой силы (чрезвычайного и непредотвратимого при данных условиях обстоятельства, например стихийного бедствия или пожара);
• нормального хозяйственного риска. К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей. При этом сам работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, а также принял меры для предотвращения ущерба ;
• крайней необходимости или необходимой обороны;
• необеспечения работодателем надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Взыскание недостачи с виновного работника

Поскольку кассир несет перед работодателем полную материальную ответственность, в случае самостоятельного обнаружения недостачи в кассе либо ее выявления в ходе ревизии он обязан возместить работодателю недостающую сумму. Если виновный работник согласен добровольно возместить работодателю сумму недостачи, он может внести ее в кассу или обратиться с заявлением об удержании этой суммы из его заработной платы.

В бесспорном порядке работодатель вправе взыскать с виновного работника лишь такую сумму недостачи, которая не превышает его среднего месячного заработка. Данный вывод следует из положений ст. 248 ТК РФ. Согласие работника при этом не обязательно.

Примечание. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы работнику (включая удержания как по распоряжению работодателя, так и по решению суда) не может превышать 20% (абз. 1 ст. 138 ТК РФ).

Приказ (распоряжение) руководителя о порядке и сроках взыскания недостачи должно быть сделано в срок не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (абз. 1 ст. 248 ТК РФ). Возможные варианты — удержание суммы недостачи из ближайшей заработной платы кассира, внесение кассиром недостачи в кассу организации в определенный срок, удержание части суммы из зарплаты с довнесением остатка долга в кассу и др. Принятое руководителем решение отражается в акте ревизии наличных денежных средств и может дополнительно оформляться отдельным приказом (распоряжением).

Примечание. Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (абз. 6 ст. 248 ТК РФ).

Что делать работодателю, если выявлена нехватка денежных средств?

В большинстве случаев недостачи наличных денежных средств выявляются в ходе инвентаризации. Эта процедура является неотъемлемой частью работы практически каждой организации.

Что делать при недостаче ТМЦ, выявленной при инвентаризации?

В процессе ее проведения осуществляется пересчет и оценка материальных ценностей, денег, относящихся к имуществу компании.

Кроме этого, недостачи выявляются в результате незапланированных проверок. Необходимость их проведения обусловлена следующими факторами:

• смена материально-ответственного лица;
• стихийное бедствие, ЧС;
• смена собственника предприятия;
• вероятность хищения имущества фирмы.

Если в ходе проведения проверки работы кассира работодателем была выявлена недостача, ему необходимо предпринять ряд действий. Первое, что нужно сделать — потребовать объяснений от кассира.

Для предоставления разъяснений ситуации ему выделяется 2 дня. Требование работодателя может быть оформлено документально или выражаться в устной форме. Отказ сотрудника от дачи показаний должен оформляться в виде акта.

В последующем работодателем проводится расследование. По его итогам определяется виновный, в результате действия или невнимательности которого возникла недостача. В случае вынесения ему взыскания составляется приказ.

Договор о полной материальной ответственности кассира: образец и правила составления

Если сотрудник причинил материальный ущерб нанимателю, он обязан его компенсировать. Обычно ответственность виновного ограничивается размером его средней зарплаты. Но это положение не применяется в тех случаях, когда закон предусмотрел полное возмещение ущерба. Исчерпывающий перечень ситуаций, когда наступает полная материальная ответственность, приведен в Трудовом кодексе (ст. 243):

• убытки подтверждены документально;
• противоправное поведение сотрудника доказано судом или правоохранительными органами;
• наниматель понес убытки из-за виновного поведения сотрудника;
• установлена связь между действиями работника и причиненным ущербом.

Читать по теме: Договор о материальной ответственности

Работа с деньгами подразумевает повышенную ответственность работника вне зависимости от характера его действий – умышленных или нечаянных. Поэтому рамки возмещения материального ущерба максимально расширены. Сотрудники, чьи должности перечислены в Постановлении Минтруда за № 85, возмещают причиненный ущерб в полном объеме:

• кассиры, контролеры, кассиры-контролеры, а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров или контролеров;
• сотрудники банков, инкассаторы, в том числе водители-инкассаторы;
• работники торговли, гостиниц, организаций общественного питания и бытового обслуживания, в том числе руководители;
• начальники, мастера, производители строительно-монтажных работ;
• сотрудники камер хранений, ломбардов и других складов, связанные с хранением, учетом и выдачей материальных ценностей, в том числе заведующие и руководители;
• экспедиторы, кладовщики, завхозы, кастелянши, работающие с материальными ценностями;
• руководители фармацевтических организаций и аптек, технологи, провизоры и фармацевты, а также старшие медсестры медучреждений.

Работодатель может привлечь к полному финансовому возмещению убытков:

• сотрудников старше 18 лет, с которыми подписан договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
• специалистов, которые входят в Перечень работ и должностей (Постановление Минтруда № 85);
• работников, которые нанесли ущерб работодателю в результате правонарушения, это основание распространяется на несовершеннолетних (ст. 242 ТК РФ).

Должностные обязанности кассира

Раньше должность кассира на предприятии или в сберкассе ассоциировалась только с тем, что человек только лишь принимает или выдает наличные средства. В современном мире, где все большие обороты набирает безналичный расчет, применение банковских пластиковых карт, виртуальных счетов и так далее, данная должность стала более разнообразной.

Справка! Современная должность кассира, как правило, совмещается с другими сопутствующими должностями на предприятии или в организации, что позволяет кассиру обслуживать все больший спектр клиентов с различными потребностями.

Если говорить о банках, то здесь кассир часто бывает и контролером, операционистом, экономистом, старшим кассиром и даже бухгалтером. Какими могут быть его основные обязанности?

1. Прием платежей по реквизитам.
2. Выдача средств из кассы на основании платежного поручения.
3. Снятие средств с пластиковой карты и выдача их в наличной форме.
4. Выдача переводов.
5. Заполнение отчетных документов.
6. Консультирование клиентов по различным вопросам.
7. Просмотр информации по счету.
8. Перевод средств со счета.
9. Открытие кредитных линий или депозитных продуктов.
10. Прием документов для открытия счета.
11. Собственно открытие счетов и выдача карт.
12. Реализация других продуктов банка, например, билетов или страховок.
13. Просмотр выписок по счетам клиента.
14. Выдача необходимых справок и документов.
15. Помощь клиентам в других финансовых вопросах, которые касаются его личных карт и счетов.
16. Обмен валют.
17. Инкассация средств в наличной и безналичной форме.
18. Открытие и закрытие кассы.

Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе

Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:

• Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления,
• Проводится пересчет наличности в присутствии отвественного лица,
• По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств,
• С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений,
• Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт,
• На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица,
• Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц,
• Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.

Условия наступления ответственности работника за недостачу в кассе

При подписании трудового договора с кассиром (старшим кассиром, контролером) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Работники, с которыми может быть заключен этот договор, а также должности, зафиксированы в Постановлении Минтруда РФ N 85.

Выявить недостачу денежных средств в кассе позволит систематическое проведение проверок. Ревизию проводит комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя организации.

Члены комиссии в присутствии лица, несущего материальную ответственность (кассира, контролера), должны пересчитать денежные средства, имеющиеся в кассе. Далее производится сравнение имеющегося в кассе остатка с остатком денег, указанным в кассовой книге. Комиссия подтверждает факт недостачи. По результатам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15. В нем надлежит указать:

• материально ответственное лицо;
• состав комиссии;
• сумма денежных средств в кассе, а также средств по учетным документам;
• результаты инвентаризации;
• объяснение причин недостачи;
• решение руководителя организации.

У работника истребуется письменное объяснение. Если он отказывается дать такое объяснение, составляется акт об отказе.

Таким образом была выявлена недостача в кассе. Что делать в этом случае руководству организации?

Меры безопасности при работе с материальными ценностями

Прежде чем приступить к своим прямым обязанностям на рабочем месте, детально ознакомьтесь с системой безопасности предприятия, что в последующем может спасти вашу репутацию.

Обязательно проверьте, ведется ли деятельность предприятия в соответствии с законом. Есть ли в наличии кассовый аппарат или денежные средства при этом официально нигде не учитываются. Постарайтесь максимально обезопасить себя от возможных неприятных обстоятельств.

Пренебрежение самыми элементарными правилами безопасности и предосторожностями ни к чему хорошему привести не смогут. В первую очередь вам самим следует обезопасить себя от различного рода неприятностей, связанных с материальной ответственностью. Поэтому для начала нужно быть честным перед собой, и подобного рода проблемы вас не коснутся.

Похожие записи:

• Неустойка по ОСАГО в 2023 году
• Как 2022 отражаются в 2-ндфл выходное пособие и выплаты по соглашению сторон
• Новая льгота для путешественников с детьми — скидка на поезд