Как получить электронную подпись по новым правилам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как получить электронную подпись по новым правилам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В отличие от простой, неквалифицированная подпись имеет более сложную техническую составляющую. Неквалифицированная электронная подпись формируется с помощью криптографических алгоритмов. При создании используется специализированное программное обеспечение. В составе НЭП имеются сертификат ЭЦП, закрытый и открытый ключ.

Какие бывают виды ЭЦП

Электронная цифровая подпись — это информация в электронном виде, которая позволяет идентифицировать физическое или юридическое лицо без его непосредственного присутствия.

Грубо говоря, ЭЦП — аналог обычной подписи на бумаге в цифровом формате, который позволяет подтвердить, что автором является указанный человек.

Основным элементом ЭЦП являются ключи : закрытый, который имеется только у собственника ЭЦП, и открытый, направляемый адресату вместе с документом. В процессе подписания создаются одновременно оба элемента.

Меры безопасности при использовании

Собственноручность – главный фактор доверительного отношения к усиленной ЭЦП. Передача подписи другому лицу компрометирует ее и служит основанием для сомнений в достоверности всех подписанных документов. При установлении факта передачи сертификат отзывается и составляется акт о ликвидации ЭЦП.

В случае потери или кражи ЭЦП необходимо самостоятельно отозвать сертификат, написав заявление в УЦ. В противном случае злоумышленники могут воспользоваться подписью в своих целях. Восстановить подпись можно только путем получения нового сертификата.

Правила получения и использования электронных подписей регламентируются федеральным законом «Об электронной подписи». При соблюдении его положений ЭЦП становится удобным и безопасным инструментом как для решения личных вопросов, так и для повышения эффективности бизнес-процессов, что в итоге помогает сэкономить время и силы, сократить расходы, увеличить прибыль.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Это более сложный по сравнению с ПЭП вид подписи, который создается при помощи криптографического преобразования информации. НЭП позволяет не только определить лицо, которое подписало документ, но также обнаружить факт внесения изменений в него после момента подписания. Однако, несмотря на это, сферы ее использования все же ограничены. В частности, НЭП можно применять для обмена документами с контрагентами (где подписанный файл будет иметь силу собственноручно заверенного), отправлять документы и сведения в налоговые органы через кабинет налогоплательщика (абзац 6 пункта 2 статьи 11.2 Налогового Кодекса РФ), получать справочные данные в государственных органах, отправлять запросы.

Неквалифицированная усиленная электронная подпись нередко используется юридическими лицами для ведения электронного документооборота, но с той лишь поправкой, чтоб этом должна быть соответствующая запись в предварительном договоре между сторонами.

Чтобы ее получить, нужно обратиться в удостоверяющий центр вашего города. Список УД есть на сайте Росреестра, а также в прочих открытых источниках.

Что нужно для оформления для физлиц:

• Гражданский паспорт;
• ИНН;
• Свидетельство о регистрации деятельности, если речь идет об ИП;
• СНИЛС;
• Контактные данные.

Что нужно для оформления для юрлиц:

• Паспорт физического лица, на чье имя будет оформлена ЭП;
• Свидетельство о постановке на учет в ФНС;
• Подтверждение занимаемой должности;
• СНИЛС;
• Сведения о регистрации предприятия;
• Контактные данные.

Чем полезна бизнесу:

• Для внутреннего документооборота
• Для взаимодействия с контрагентами, если заключено соглашение с указанием условий использования НЭП (аналогично ПЭП).

Электронная подпись для юрлиц

Чтобы сделать КЭП, юрлица могут обратиться как в удостоверяющий центр, так и в ближайший МФЦ. Из документов потребуются выписка из ЕГРЮЛ и копия устава. ИП нужно предоставить паспорт, выписку из ЕГРИП и СНИЛС.

После оплаты сертификата подпись перенесут на специальный накопитель. Его нужно оплатить отдельно. ЭЦП действует 12 месяцев с момента выдачи, затем выпускается повторно.

Бизнес активно внедряет цифровые технологии в повседневные процессы, чтобы оптимизировать работу. Например, Сквозная аналитика Calltouch поможет быстро и точно оценить результаты продвижения компании. Сервис ускорит сбор данных, автоматизирует расчеты и визуализирует статистику по лидам, сделкам и прибыли в едином окне. Вы сопоставите показатели по каждой рекламной кампании и определите наиболее перспективные площадки.

Виды электронной цифровой подписи

Существует три вида ЭЦП:

1. Простая. Используется физическими лицами для подтверждения личных данных. Например, при входе на сайт Госуслуг или бесконтактной оплате покупок в торговых центрах.
2. Усиленная неквалифицированная. Применяется юридическими лицами для определения автора документа, отслеживания вносимых в него изменений после заверения. Более надежна по сравнению с простой ЭЦП. Требуется в редких случаях.
3. Усиленная квалифицированная. Самый надежный и используемый из всех видов ЭЦП. Является аналогом личной рукописной подписи и имеет полную юридическую силу. Применяется во всех сферах деятельности юридических лиц и ИП — от подписания договоров с контрагентами до взаимодействия с контролирующими и надзорными органами.

Как выбрать подходящую КЭП?

Существует множество тарифов сертификатов, предназначеных для различных нужд. Чтобы выбрать подходящую КЭП, следует учесть два важных параметра:

1. Возможности подписи. Нет единой ЭЦП, которая могла бы подойти для всех сфер сразу. Чтобы работать с Госуслугами, требуется базовая КЭП. Для взаимодействия с коммерческими порталами требуется КЭП с расширениями (дополнениями) для ЭП. Кроме того, для регистрации на некоторых платформах существуют требования по получению КЭП в определенных удостоверяющих центрах. Поэтому выбирайте подпись, максимально соответствующую вашим потребностям.
2. Стоимость сертификата. Кроме возможностей подписи стоит обратить внимание и на ее функционал. Нет смысла переплачивать за ненужные опции: если вам нужна ЭЦП для передачи отчетностей в ФНС России, нет необходимости покупать сертификат с доступом к торговым площадкам — достаточно получить стандартную КЭП. На стоимость влияет также назначение подписи. Для физических лиц, которым нужно работать только с сайтом Госуслуг, ЭЦП обойдется почти в 10 раз дешевле, чем организациям, участвующим в торгах на крупных площадках.

Зачастую внутри организации отсутствует четкая формулировка цели внедрения ЭП, поэтому на первом этапе важно правильно определить, для чего и для кого она нужна, и заранее проанализировать затраты на реализацию проекта. Существует несколько типов ЭП – простая, усиленная квалифицированная и неквалифицированная.

Чаще всего под ЭП понимается именно усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП), которая включает в себя полный «боекомплект» – она требует приобретения сертификата у аккредитованного Минкомсвязью России удостоверяющего центра, установки средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и ежегодную плату за перевыпуск сертификатов. Конечно, она имеет самые широкие возможности использования, но такая ЭП нужна далеко не для всех задач и тем более не для всех сотрудников.

В законе прописано, что участники имеют право «использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия».

Чтобы понять, какая ЭП нужна компании, необходимо сперва проанализировать объем внутреннего и внешнего электронного документооборота компании (как существующего на данный момент, так и планируемого после завершения проекта по внедрению ЭП). Если обмен электронными документами происходит только внутри компании, то возможно достаточно будет использовать простую электронную подпись. Её основная функция – подтверждение авторства, идентификация личности.

Где получить электронную подпись?

Придумать и создать электронную подпись самому нельзя, ее выдачей занимаются специализированные организации — удостоверяющие центры. Требования к ним установлены статьей 16 закона № 63-ФЗ, и среди них:

• стоимость чистых активов организации должна составлять не менее одного миллиона рублей;
• финансовое обеспечение ответственности за убытки, причиненные третьим лицам, должно составлять не менее полутора миллиона рублей;
• количество в штате квалифицированных работников, непосредственно осуществляющих деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, должно быть не менее двух.

Оформление электронной подписи включает в себя следующий порядок действий:

1. Выбор необходимого типа ЭЦП::
   • Простой вариант подходит тем лицам, которым необходимо идентифицировать себя. Создать такую подпись можно самостоятельно со своего персонального компьютера.
   • Усиленная неквалифицированная ЭЦП – Отличается от простой подписи тем, что . Она позволяет использовать электронный документооборот между контрагентами (если обе стороны принимают такой тип подписи). Такая подпись получается при криптографическом преобразования электронного документа, он одновременно подтверждает личность его подписавшего и свидетельствет о том, что после подписания этот документ никто не изменял.
   • Усиленная квалифицированная ЭЦП — отличается от неквалифицированной тем, что для нее необходимо приобрести сертифицированный ключ проверки электронной подписи. Сделать это можно только в удостоверяющем центре после того как сотрудник этого центра проверит и подтвердит вашу личность. К такой подписи выдаётся сертификат, подтверждающий подлинность подписи конкретного лица и крипто-ключ. Только этот тип электонной подписи полностью равнозначен собственноручной подписи. Подходит для сдачи отчётности в государственные органы, участия в тендерах, торгах, обмена документами при электронном документообороте и так далее.

   Что такое электронная подпись

   Электронная подпись (ЭП), иногда называемая также электронно-цифровой подписью (ЭЦП), представляет собой информацию в электронной форме, присоединяемую к подписываемому с ее помощью электронному документу. Она позволяет идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ, подтвердить авторство этого документа и придать подписанному файлу юридическую силу.

   ЭЦП различаются степенью защиты и могут использоваться физическими или юридическими лицами для разных целей:

   • Электронные подписи используются при взаимодействии с порталами государственных услуг, таких как Госуслуги, Госзакупки, Росреестр и другими. С их помощью легко записаться на прием в госучреждения, подавать заявления для оформления документов, а также оплачивать штрафы и налоги.
   • ЭП нужна при участии в электронных торгах и аукционах для прохождения идентификации, заверения документов и подписания контрактов.
   • Использование электронных подписей значительно упрощает процедуру сдачи отчетности в контролирующие органы, так как дает возможность отправлять подписанные ЭЦП документы в Федеральную налоговую службу, Фонд социального страхования, Пенсионный фонд России или Росстат удаленно.
   • Также ЭЦП незаменима в электронном документообороте как внутри компании, так и при обмене информацией между контрагентами.

   Квалифицированная электронная подпись

   Усиленная электронная квалифицированная подпись является наиболее защищенным вариантов ЭП. Создается при помощи криптографических средств, разрешенных к использованию ФСБ. Дополнительную гарантию безопасности подписи дает сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. Сертификат подтверждает подлинность подписи, которую можно оспорить только судебным решением.

   Использование КЭП определяется действующим законодательством РФ. Применяют ее:

   • При сотрудничестве с различными государственными структурами и внутренними органами;
   • Для работы с Интернет-ресурсами;
   • Для участия в торгах (как государственных, так и коммерческих);
   • Для работы с внутренним электронным документооборотом;
   • В удаленных трудовых отношениях.

   Различия разных типов электронных подписей достаточно подробно изложены выше, поэтому говорить об их сравнении подробней особой необходимости нет. Следует лишь отметить, что кроме описанных выше вариантов, различными финансово-экономическими структурами разрабатываются и используются электронные подписи, имеющие силу внутри этих структур, корпоративных информационных сообществ.

   По российскому законодательству участники, осуществляющие обмен электронной информацией, имеют право разрабатывать и использовать ЭП любого вида для внутреннего использования. При условии, что это не противоречит федеральным законам и подзаконным актам. Такие виды ЭЦП регламентируются соглашениями между участниками конкретного цифрового взаимодействия.

   Электронная подпись для «удаленки» и фриланса

   У специалистов, которые работают на фрилансе, часто возникают неприятные ситуации с недобросовестными заказчиками. Такой клиент может не оплатить работу или исчезнуть на каком-то этапе. А потом фрилансеру трудно отстоять свою правоту и получить деньги. Можно просить предоплату, наносить водяные знаки на графические материалы, отправлять половину заказа. Но это не всегда помогает и не всем подходит. Самый надежный вариант обезопасить себя и сделку – правильно составить и подписать документы с клиентом.

   Перечень документов для фрилансера

   При выполнении заказа нужно оформлять стандартный набор документов:

   • договор об оказании услуг – в нем указываются условия работы и порядок оплаты услуг;
   • техническое задание – в нем подробно изложены инструкции по предстоящей работе в рамках договора об оказании услуг;
   • календарный план – при больших сделках, когда работа выполняется этапами, отражает сроки выполнения каждого этапа и оплату конкретной части;
   • график платежей;
   • акт сдачи-приемки выполненных работ – конечная форма, подтверждающая выполнение заказа и то, что он принят клиентом.

   Список документов небольшой, но каждый из них может быть подробно расписан на нескольких страницах, все зависит от заказчика и конкретной задачи. Мало правильно заполнить все эти бланки, нужно еще придать им правовую значимость.

   Подписывать бланки, делать их сканы и обмениваться с заказчиком – достаточно трудоемко и отнимает много времени. Еще для такой процедуры нужно иметь принтер со сканером.

   Использование ЭЦП – это способ, которым фрилансер может себя защитить и обезопасить сделку.

   К помощи фрилансера прибегают, в основном, юридические лица или руководители онлайн-проектов в статусе ИП. Многие из них уже имеют ЭЦП и зарегистрированы в сервисах ЭДО, поэтому подписать с ними бланки проблем не составит.

   Законодательство выделяет несколько видов электронных подписей:

   • простая ЭЦП – она не подходит фрилансеру, так как не позволяет узнать, были ли документы изменены. Заверенный такой подписью бланк можно корректировать после подписания, и это нигде не отобразится;
   • усиленная неквалифицированная ЭЦП – фрилансер может использовать, так как она дает возможность проверить менялась ли форма после подписания. Однако стороны должны будут составить дополнительное соглашение о признании такой подписи равной собственноручной;
   • усиленная квалифицированная ЭЦП – самый оптимальный вариант для фриланса: есть возможность проверить, менялась ли форма после подписания, и подпись автоматически признается равной собственноручной в соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи». Заключать допсоглашение не нужно.

   В настоящее время первые 2 вида электронной подписи почти полностью вышли из обихода. Усиленная квалифицированная ЭЦП – самая защищенная, у нее повышенный уровень безопасности, поэтому многие сервисы требуют наличия именно ее.

   Преимущества электронного документооборота:

   • электронно сформированные бланки и подписанные ЭЦП имеют правовую силу, подтверждают факт исполненных обязательств и обязанность клиента оплатить услуги;
   • заказчик не может вносить изменения в техническое задание и требовать выполнить неоговоренные в нем задачи без дополнительной оплаты;
   • согласно календарному плану и плану выплат заказчик обязан оплатить работу полностью или поэтапно в указанные сроки. Таким образом, Вы обеспечите себе финансовую стабильность и сможете правильно распоряжаться своим временем;
   • акт сдачи-приемки выполненных работ подтвердит, что заказчик принял работу и претензий не имеет. В случае возникновения недопонимания Вы сможете отстаивать свои интересы, имея на руках юридически значимые документы, так как согласно 63-ФЗ ЭЦП аналогична по своей силе собственноручной подписи;
   • ускоряет процесс заключения сделки и экономит время фрилансера, которое он тратит непосредственно на выполнение работы Если заказчик хочет, чтобы фрилансер выполнил дополнительные задачи, то он должен с ним это обсудить и в случае согласия внести правки в ТЗ и отдельно оплатить дополнительную работу;
   • после подписания документа заказчик не сможет внести в него правки и добавить несогласованные пункты.

   Чтобы подписывать документы и обмениваться ими с заказчиком, фрилансеру понадобится:

   1. Выбрать ЭЦП, которая подходит для формата работы фрилансера и взаимодействия с клиентом.
   2. Скачать на компьютер СКЗИ КриптоПро последней версии (за первые 90 дней использования платить не нужно.)
   3. Установить на рабочее место программу КриптоАРМ ГОСТ — (за первые 14 дней платить не нужно).

   Электронная подпись может храниться на одном ключевом носителе, например на флэшке (ruToken или eToken). Этот вариант мы привыкли видеть чаще всего.

   Внутри эта флэшка состоит из криптопрограммы (КриптоПро CSP), закрытого ключа и открытого ключа.

   Криптопрограмма – это программное обеспечение, которое нужно для работы с электронной подписью.

   Закрытый ключ – это уникальная последовательность символов, которая известна только владельцу. Она предназначена для создания подписи в электронных документах. Владелец электронной подписи должен в тайне хранить свой закрытый ключ.

   Открытый ключ – однозначно соответствует закрытому ключу и предназначен для подтверждения подлинности электронной подписи. Выглядит он как сертификат, т.е. файл, содержащий сведения о пользователе (владельце электронной подписи).

   Схема подписания документа электронной подписью представлена на рисунке ниже.

   Как использовать ЭЦП

   Для того чтобы визировать документ ЦП, необходимо использовать специализированное настольное приложение, веб-сервис, либо плагин, определяющий формат документов.

   Плагины для документов Office. Обычно собственники ЭП работают с документами формата Word. В приложениях Office даже есть стандартная функция генерирования ЭЦП. Такие ЭП являются простыми и не имеют юридической силы, так как не используют в своей основе принцип криптографического шифрования.

   Поэтому для подписания документов формата Word и Excel необходима инсталляция ПО КриптоПро Office Signature. Лицензионный продукт является платным, но разработчики предоставляют бесплатный тестовый период, для знакомства с программой.

   Для заверения электронных документов формата PDF, существует отдельная программная версия – КриптоПро PDF. Для добавления идентификатора, откройте в документе [Меню] и перейдите во вкладку [Подписание], затем выберите [Работа с сертификатами], укажите способ подписания и подтвердите действие, кликнув на [Ok]

   КриптоАРМ – представляет собой универсальное ПО, применяемое для кодирования и подписания документов любого формата и размера.

   Стартовая версия программы имеет ограниченный функционал и предоставляется на безвозмездной основе. Лицензионная конфигурация, тоже имеет бесплатный пробный период, после его истечения, пользователю придётся приобрести ключ полного доступа.

   Процедура подписания документов в КриптоАрм:

   • После создания документа, сохраните и закройте его.

   • Кликните ПКМ раздел [Меню], выберите строчку [КриптоАрм], подтвердите действие, нажав [Подписать].

   • В мастере создания ЭП из имеющегося перечня выберите нужный файл и нажмите [Далее].

   • Пропишите путь сохранения заверенного документа.

   • В хранилище укажите СКПЭП и подтвердите действие, нажав [Далее]→[Готово].

   
   

   Похожие записи:

   • Заявление на предоставление льготы по налогу на имущество
   • 12 важных вопросов про налоговый вычет на покупку квартиры
   • Как грамотно написать рапорт на перевод по семейным обстоятельствам?