Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Когда продавец хочет получить деньги за свой товар, он может предъявить покупателю счёт на оплату с указанием основания платежа, суммы и банковских реквизитов. Перечисление денег покупателем означает его согласие с ассортиментом и условиями поставки продавца.

Правила заполнения счёта на оплату

Законодательно установленной формы для счёта на оплату нет, так как он не относится к обязательным документам бухгалтерского учёта. Но за многие годы его применения в деловом обороте сформировались правила его оформления и обязательные реквизиты для заполнения:

• дата и номер счёта;
• данные продавца (наименование, ИНН, адрес, банковские реквизиты);
• данные покупателя (наименование, ИНН, адрес);
• информация о предмете платежа (наименование товара, услуги, работы, цена за единицу, количество, сумма);
• итоговая сумма к оплате с учётом НДС и акцизов (при наличии);
• подписи руководителя и главного бухгалтера (для юридических лиц), подпись индивидуального предпринимателя;
• печать (при наличии);
• можно добавить дополнительную информацию по желанию продавца. Например, о сроке действия счёта или отметку о необходимости уведомления после проведения оплаты.

Счёт на оплату, счет-договор, счет-фактура — в чем разница?

Счёт-договор — это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора. В нём прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и всё то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.

Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая. Факт оплаты счёта-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.

У счёта-фактуры совсем другая функция — подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке. Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.

Для чего нужно оформление счета

Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.

На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.

Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.

Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.

Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:

• номер по порядку и дату формирования счета;
• наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
• организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
• сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
• наличие (отсутствие) НДС;
• при необходимости — последний срок оплаты;
• ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
• для бумажного документа (при наличии) — печать.

Счет на оплату поставщику

Прежде чем углубиться в специфику выставления этого документа в разных конфигурациях сделаем небольшое отступление и дадим комментарии по вопросу, который озвучен в заголовке выше. Многие неопытные пользователи 1С задаются вопросов: как сформировать счет поставщику? С покупателем все просто. Это подробно будет рассмотрено в рамках этого материала. Как же быть с поставщиком? На самом деле ответ лежит на поверхности и проистекает из самой сути и определения операции. Дело в том, что как только вам требуется выставить счет вашему контрагенту, который является поставщиком, он тут же перестает быть поставщиком по данной хозяйственной операции. При этом это все тот же контрагент. В 1С 8 все поставщики, покупатели и т.п. хранятся в одном справочнике «Контрагенты». Поэтому чтобы выставить счет поставщику надо сделать все тоже самое, выбрав данного контрагента в поле «Контрагент», Единственное, что договор придется создать новый, поскольку имеющийся у вас в базе договора имеет вид «С поставщиком», а нам необходимо выбрать вид договора «С покупателем».

Чего в счёте быть точно не должно

Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:

1. Реквизиты плательщика помимо его наименования.

2. Реквизиты получателя из ЕГРЮЛ помимо ИНН. КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.

3. Корреспондентский счёт банка получателя и наименование банка, так как по БИК это автоматически подставляется.

4. Подписи руководителя предприятия и главбуха — куда ж без них, они же ещё бывает и настоящие подписи и печати шлёпают на бумажный счёт, не создавая при этом никакой добавочной стоимости. Если уж так хочется печать и подпись иметь для красоты, то руководителя организации там достаточно, но лучше и его убрать. Сканированные подпись и печать ничего не дают. Если уж так нужна подпись, то нужно подписывать файл счёта усиленной квалифицированной ЭЦП.

Печать счета на оплату

Сформировав счет, его необходимо направить покупателю. 1С Предприятие 8.3 позволяет распечатать созданный счет, нажав кнопку «Печать» или на открытом документе, или в журнале регистрации счетов на оплату.

При желании сформированный документ можно прямо из системы отправить контрагенту посредством электронной почты. Нажав на иконку конверта, можно отправить документ в одном из предоставляемых 1С Предприятие 8.3 форматов файлов.

Также одним из преимуществ продуктов 1С является создание электронных документов с печатью и подписью руководителя. Для этого в реквизитах организации нужно заполнить графы «Логотип» и «Печать».

Данное свойство позволяет исключить распечатывание документа, проставления печати и подписи руководителя, а также последующее сканирование документа для отправки контрагенту.

Выбрав из меню «Счет на оплату с печатью и подписями» мы получаем документ уже с проставленными реквизитами.

Излишне говорить об экономии средств и времени компании в части изготовления документов, особенно при больших объемах продаж.

В заключении хотелось бы обратить внимание на возможность удаления счета из системы в случае, когда он сформирован неправильно, а также нет возможности его редактирования. Для этого в журнале выставленных счетов необходимо пометить нужный документ галочкой на удаление и пройти в меню «Администрирование/Удаление помеченных объектов». Выбор «Автоматического удаления всех отмеченных объектов» позволяет произвести соответствующее действие. Если счет был сформирован на основании накладной, необходимо пометить на удаление также все связанные с ним документы.

Если у вас остались вопросы по работе со счетами, обратитесь к нашим специалистам по сопровождению 1С:Предприятие 8, мы с радостью вам поможем.

Что такое счет на оплату

Российское законодательство не фиксирует правила, в соответствии с которыми использование счета на оплату – обязательно. Так, выплату средств за определенную хозяйственную процедуру уместно предоставлять на базе предварительно оформленного соглашения. Тем не менее, законодатель уделяет особое внимание необходимости наличия контракта. Как следствие, счет на оплату не может существовать как самостоятельный документ. Он всегда считается приложением к основному договору. В счете содержится только часть информации из соглашения, а именно – детализация условий конкретной отгрузки или предоставления услуг.

Использование счета в ходе проведения сделки уместно также и потому, что условия отгрузок должны конкретизироваться для удобства дальнейших расчетов. На практике довольно часто договоры заключаются на значительные объемы и суммы, что делает удобным дробное исполнение обязательств. Поэтому даже если в контракте не оговорено использование счетов на оплату, контрагенты, как демонстрирует практика, выставляют их, указывая количество товара (услуг) и соответствующую стоимость.

Обратите внимание – так как законодательство не оговаривает обязательность использования счета, документ не считается бухгалтерской отчетностью, а важен только для внутреннего документооборота и удобства бухгалтеров (или управленческих бухгалтеров).

Выставить счет на оплату означает следующее – компания-поставщик создает отдельный документ, в котором ссылается на основное соглашение. В этом документе детализируются условия получения товаров или услуг потребителем. После оформления документ передается контрагенту. Со счетом и договором покупатель оплачивает нужную сумму, после чего получает продукцию (либо иным образом, оговоренным в изначальном соглашении).

Что такое счет и его обязательные реквизиты

Счет – это документ, отображающий основные моменты предстоящей сделки. Основная цель его формирования – требование к оплате за определенные услуги или поставку товара.

Как выставить счет? Прежде всего, это платежный документ, поэтому он должен содержать банковские реквизиты для оплаты. Помимо этого, в счете должна присутствовать следующая информация:

• полные данные индивидуального предпринимателя, а именно Ф. И. О. и ИНН;
• наименование организации, которая будет оплачивать счет, ее налоговый код;
• если счет выставляется согласно условий подписанного договора, то в документе указывается ссылка на него;
• адрес места расположения предпринимателя;
• полные реквизиты счета (номер и дата), чтобы его можно было идентифицировать от других требований;
• наименование товара или услуги с максимальным описанием продаваемой продукции;
• количество поставляемого товара;
• стоимость за единицу и общая сумма.

В конце документа необходимо указать полную сумму, подлежащую оплате. Если предприниматель на ОСН, то указывается размер суммы с НДС цифрами и прописью. В самом конце проставляется подпись ИП, если есть бухгалтер, то и его подпись и печать (при наличии).

В качестве дополнительных условий, в счете можно указывать:

• условия поставки;
• срок отгрузки товара или предоставления услуги;
• скидки;
• обязательства сторон;
• штрафные санкции.

Обязательность применения

Обязательность применения счета на оплату услуг не регламентируется законодательством. Оплата может производиться на основании договоренностей.

Счет не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Однако, есть случаи, когда счет является обязательным сопровождением сделки:

• Если в тексте договора сумма к оплате не была установлена.
• По операциям, предусматривающим уплату НДС.
• Если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС.
• Фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента.
• Если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

Адрес выставления счета 1 *	Адрес. Если длина адреса превышает 60 знаков, введите остальную часть адреса во вторую строку.
Адрес выставления счета 2	Необязательное поле. Не более 40 знаков.
Город *	Название города.
Провинция или область *	Выберите провинцию или область в раскрывающемся списке. Можно ввести первую букву провинции или области, чтобы перейти к соответствующему разделу списка.
Индекс *	Введите почтовый индекс.
Телефон *	Номер телефона с кодом города. Пример: 5555555555. Номер телефона требуется на случай проблем с заказом.
Понятное название или обозначение *	Введите описание адреса длиной до 64 знаков, например «Домашний адрес».

Какой бланк использовать

Основным приложением для работы физического лица — плательщика налога на профессиональный доход является «Мой налог». Данная программа не имеет функции для выставления счетов. При необходимости плательщик налога на профессиональный доход вправе заполнить требуемый бланк в другой программе или использовать шаблон счета для самозанятых, скачанный из интернета, также самозанятый вправе попросить образец документа у контрагента.

Документ, передаваемый покупателю, по которому он оплачивает товар или услугу, не имеет строго установленной формы, так как не относится к первичным бухгалтерским документам. Однако чтобы бланк имел юридическую силу, необходимо заполнить обязательные поля:

• фамилия, имя, отчество и ИНН продавца;
• контактные данные (телефон, адрес);
• реквизиты организации-покупателя (наименование, ИНН);
• дата и номер формируемого документа;
• описание товара или оказываемой услуги;
• стоимость одной единицы;
• полная сумма покупки;
• НДС при необходимости.

Оптимальный способ, как выставить счет самозанятому юрлицу, — использовать шаблон.

Похожие записи:

• Как ООО выбрать режим налогообложения в 2022 году
• Долг за коммунальные услуги — какие последствия?
• Регистрация автомобиля в ГИБДД и постановка на учет в 2023 году