Как подписывать документы по доверенности за директора?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подписывать документы по доверенности за директора?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В январе 2022 года вступили в силу положения статьи 17 Федерального закона «Об электронной подписи» 63-ФЗ. Новые правила запрещают использовать подпись сотрудника юридического лица. Вместо неё, работник организации заверяет документы своей ЭП физлица. Чтобы ЭДО был юридически значимый, сотрудник подтверждает свои полномочия машиночитаемой доверенностью, сокращённо её называют МЧД.
Если документ подписан неуполномоченным лицом
Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.
Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:
- если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
- однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.
Какие данные должны быть указаны в документе?
Чтобы доверенное лицо могло беспрепятственно воспользоваться предоставленным правом подписи, в документе должны быть указаны следующие параметры:
- Дата выдачи. Данный реквизит является обязательным, без него доверенностью нельзя пользоваться, так как она будет недействительной.
- Полные реквизиты доверителя и лица, наделяемого правом подписи. Указывается ФИО и паспортные данные, адрес места регистрации. По закону это требование не является обязательным, но с практической точки зрения доверенность без этих реквизитов не имеет смысла.
- Передаваемые полномочия. В тексте указывается, каким правом наделяется представитель либо, наоборот, указываются ограничения методом исключения. Документ может перечислять все права или указывать, что представитель имеет все не запрещенные законом полномочия за исключением некоторых. Закон не устанавливает жестких ограничений касательно структуры описания полномочий. Однако важно, чтобы документ не предусматривал тех полномочий, реализацию которых прямо исключают законы РФ.
- Срок действия. По умолчанию законом предусмотрен стандартный срок в один год, при этом максимального ограничения по сроку нет. При этом минимальный не ограничен, но при его установке нужно руководствоваться принципом здравого смысла: выписывать доверенность на несколько часов в большинстве случаев смысла нет.
- Место составления документа: указывается регион и город.
Оформленный документ передается доверенному лицу и служит основанием для совершения действий от имени доверителя.
Допускается использование готовых бланков и образцов для разового применения или разработки собственных форм. При самостоятельном составлении важно отобразить всю необходимую информацию. На практике доверенность на подписание документов от имени юридического лица включает в себя:
- название документа, номер, присвоенный во внутреннем документообороте предприятия;
- место, где было составлено письменное уполномочие. Указывается город или иной населенный пункт, без полного адреса организации;
- реквизиты доверителя. В его качестве выступает юридическое лицо, рекомендуется указать:
- название фирмы;
- ОГРН;
- КПП;
- ИНН;
- адрес.
Какие документы компании не подписываются за директора?
Речь идет о документах, которые:
1. Направляются в ФНС в целях государственной регистрации юрлица.
В соответствии с подп. «а» п. 1.3 ст. 9 закона «О государственной регистрации» от 08.08.2001 № 129-ФЗ, направлять такие документы имеет право директор или иное лицо, которое вправе действовать от имени юрлица без доверенности.
Кроме директора таким правом наделены учредители, конкурсные управляющие, руководство юрлица, которое является учредителем регистрируемой фирмы, а также лица, уполномоченные регистрировать организацию по закону или в силу действия норм, установленных государственным или муниципальным органом власти.
2. Подписываются в соответствии с уставом организации только ее руководителем.
Например, это может быть бухгалтерская и финансовая отчетность. Если же в уставе нет нормы о запрете передачи полномочий директора на подписание отчетности, то доверенность может быть оформлена (письмо ФНС от 27.06.2013 № ЕД-4-3/11569).
- понять, какие документы имеет право подписывать дублер, а какие станут дожидаться отсутствующего директора. Любой здравомыслящий заместитель сам тщательно следит за тем, чтобы не подписать ничего лишнего, но и он может «проглядеть» что-то важное;
- правильно оформить его подпись на документе;
- подтвердить его полномочия для всех заинтересованных лиц.
Пошаговая инструкция по написанию
- Пропишите название, дату и место выдачи.
Доверенность на подписание договоров.
Город Санкт-Петербург, пятнадцатое июля две тысячи шестнадцатого года.
- Укажите полную информацию о доверителе, доверенном, делегируемых полномочиях.
ООО «Иволга», располагающаяся по адресу: г. Санкт-Петербург, Лиговский пр., д. 2 в лице Степаненко Веры Леонидовны, генерального директора, действующего на основании Устава,
Уполномочивает Григорьева Максима Викторовича, 28.01.1986 года рождения, паспорт серии 4109 № 218698, выданный 23.07.2004 г. 37 отделом милиции Василеостровского района Санкт-Петербурга, код подразделения: 782-008, проживающему по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Вёсельная, д. 9, кв. 145,
Заключать договоры аренды торговых площадей и выполнять необходимые действия, связанные с выполнением настоящего поручения.
- Напишите период действия, возможность передоверия. В заключительной части требуется пример подписи поверенного, подпись доверителя и печать компании.
Документ выдан на 2 (два) года без права передоверия. Действителен до пятнадцатого июля две тысячи восемнадцатого года включительно.
Подпись: Григорьев М.В.
Генеральный директор Общества: Степаненко В.Л.
Шаг 4. Проверьте дату доверенности и срок ее действия
На доверенности обязательно должна стоять дата ее выдачи. Доверенность, в которой она не указана, ничтожна (ст. 186 ГК РФ). Она не дает полномочий представителю, поэтому, если он подпишет договор, будет считаться, что его подписало неуполномоченное лицо.
Проверьте срок действия доверенности и убедитесь, что к моменту заключения договора он не истечет. Если срок действия в доверенности не указан, по общему правилу она действует в течение одного года со дня ее выдачи. Исключение предусмотрено только для совершения действий за границей. Если в такой доверенности нет указания о сроке действия, она сохраняет силу до тех пор, пока ее не отменит тот, кто ее выдал (ст. 186 ГК РФ).
Если договор подпишет представитель по просроченной доверенности, сделка будет считаться заключенной именно с ним: от его имени и в его интересах. Исключение может быть сделано только в том случае, если впоследствии компания одобрит эту сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ).
Что такое доверенность на право подписи договора?
Доверенность — документ, где в письменном виде зафиксированы полномочия представителя (доверенного лица) совершать определенные правомерные действия от имени другого лица (доверителя). Так, руководитель организации может назначить доверенное лицо и передать ему право подписи договоров на определенный срок. Гарантом правомерности такой передачи будет служить доверенность, в которой следует указать:
- Личные данные доверенного лица (ФИО и паспортные данные)
- Дату выдачи доверенности
- Срок действия доверенности: до 2013 года максимальный срок действия доверенности был равен трем годам, теперь же при оформлении такого документа можно указывать любой срок. Если конкретный срок не указан в доверенности, она будет действовать только в течение одного года.
- Перечень полномочий доверенного лица — перечисление всех прав, которые получает представитель.
- Личная подпись доверителя.
Чтобы правильно составить доверенность, следует обратиться к нотариусу, который сможет подготовить и предоставить образец доверенности на право подписи договора. Если же одного права подписи договора недостаточно, можно оформить генеральную доверенность на право подписи. Такая доверенность предоставляет доверенному лицу полную свободу действий, разумеется, в рамках закона.
В соответствии с гражданским законодательством различают 3 вида доверенностей:
| Виды доверенностей | Какими полномочиями наделяет доверенное лицо |
| Генеральная | Доверенное лицо получает широкий спектр полномочий, может представлять интересы компании в деловых кругах, заключать сделки за директора и ставить свою подпись в особо важных документах. |
| Разовая | Выдается сотруднику компании с целью выполнения определенного действия, например, получения ТМЦ, заключения договора в командировки и т.д. |
| Специальная | Выдается на выполнение определенного поручения руководителя несколько раз, например, на отправление документов или представление документов в какой-либо орган. |
Основные особенности доверенности на право подписи
Доверенность может быть генеральной (с неограниченными полномочиями); специальной (для выполнения поручений в обозначенный период) или разовой (на осуществление одного конкретного задания).
Если доверенность заполняется на подписание строго определенных документов, их нужно вписать предельно четко, желательно каждый документ отдельным подпунктом.
Предъявлять доверенность можно в любые организации: как государственные (суды, налоговые инспекции, почтовые отделения, внебюджетные фонды и т.д.), так и коммерческие (банки, другие организации и предприятия).
Однозначно определенных норм на заполнение доверенности нет, тем не менее, при ее оформлении нужно соблюдать основные правила, рекомендуемые в делопроизводстве при выписывании подобного рода документов. В числе прочего, доверенность на право подписи документов обязательно должна включать в себя информацию о доверителе и персональные сведения о доверенном лице. Также здесь должен быть указан срок действия доверенности и подписи обеих сторон.
Следует отметить, что чем шире полномочия доверенного лица, тем более подробную информацию о сторонах следует вписывать в доверенность.
Может ли главный бухгалтер заверять документы без нее?
Сверка между контрагентами не считается операцией на установление определенных межпроизводственных отношений, то есть не считается ни сделкой, ни первичным документом.
Поэтому четких правил утверждения этого документа не существует, но следует учитывать тот факт, что в случае, если при проведении сверки были обнаружены некоторые несоответствия, то при судебном разбирательстве, фиксирующая бумага, подписанная главным бухгалтером, который не имел власти на подписание по трудовому договору или доверенности, считается ничтожной.
И в итоге результаты сверки не могут быть признаны актуальными. Из этого выходит, что сверка может быть подписана только руководящим лицом, главный бухгалтер может подписывать документ только в том случае, если на его имя оформлена доверенность.
Кто и в каких случаях выписывает доверенность?
Генеральный директор общества обладает правом первой подписи. Руководитель действует, опираясь на положения устава. Оформлять его полномочия дополнительно не нужно (ст. 40 закона 14-ФЗ от 08.02.98). Такую точку зрения подтвердил Верховный Суд России в постановлении № 25 от 25.06.15. Поскольку в учредительном документе не указываются персональные данные топ-менеджера, подтверждением статуса является выписка из ЕГРЮЛ.
Уставом хозяйственного общества может предусматриваться альтернативный механизм. Правом подписывать документы и выступать от имени компании без дополнительных удостоверений учредители наделяют нескольких топ-менеджеров. В этом случае информация о каждом руководителе вносится в государственный реестр. Принцип множественности директоров закреплен статьей 53 ГК РФ.
Важные разъяснения по поводу права первой подписи дал Центробанк России в инструкции № 28-И от 14.09.06. Регулятор указал, кто еще в компании имеет полномочия на удостоверение документов. Таким должностным лицом признали главного бухгалтера фирмы. Впоследствии инструкция утратила силу в связи с изданием правил № 153-И. Однако, подход не изменился.
Отсутствие упоминаний об иных сотрудниках в нормативных актах не ограничивает общество в выборе представителя. Выдача доверенности может осуществляться по усмотрению директора. Правом подписи деловых документов допускается наделять любого дееспособного человека. Отсутствие требований к опыту, трудоустройству, образованию позволяет делегировать функции практически кому угодно. На практике таковым становятся инспекторы по кадрам, юристы, кассиры, заведующие складами, секретари.
Обратите внимание! В статье 185 ГК РФ упоминается о присвоении статуса «лицу». Уточнений законодатель не делает. Полномочия могут получать как физические, так и юридические лица.
Доверенность или приказ?
Нередко возникает вопрос: какой из этих двух форматов лучше выбрать для передачи полномочий?
Строго говоря, приказ является внутренним документом организации, и полномочия, предоставленные им, распространяются только на ее сотрудников.
Поэтому формат приказа целесообразно выбирать, если предполагается доверить сотруднику подписание только внутренних документов. Если же документы будут передаваться внешним пользователям (отгрузочные накладные, счета-фактуры и т. п.), то лучше использовать формат доверенности.
Хотя, например, с точки зрения Налогового кодекса для передачи полномочий по подписанию счетов-фактур эти документы являются равноценными (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Однозначно в формате доверенности следует передавать полномочия лицам, не состоящим в штате компании (например, сотрудникам аутсорсинговой фирмы, ведущей бухгалтерское обслуживание).
Как оформить доверенность на право подписи документов в 2020 году?
Оформление доверительной бумаги является трудоёмкой процедурой, так как здесь необходимо бдительно отнестись к написанию текста, дабы не пропустить важных аспектов. Обычно заполнение такого документа поручают секретарям, юристам или главным бухгалтерам учреждения, которые имеют опыт в написании такого рода документаций. В случае, когда доверенность заполняется самостоятельно, в текст доверия необходимо включить всю важную информацию, с которой нужно быть предварительно ознакомленным. Здесь включены следующие данные:
- название и номер регистрации листа доверия («Доверенность»);
- дата и место составления доверительной бумаги;
- паспортные реквизиты заверителя. В связи с тем, что ним является юридическое лицо, требуется указать определённые сведения:
- наименование организации;
- регистрационный государственный номер;
- код причины постановки на учёт;
- идентификационный номер налогоплательщика;
- адрес местонахождения предприятия.
Когда доверенность оформляется от лица конкретного сотрудника, занимающего должность, сюда необходимо вписать следующие данные:
- Фамилия, имя, отчество, паспортные реквизиты, место прописки;
- персональные сведения поверенного, с помощью которых он будет подтверждать свою личность перед третьими лицами;
- список документации для подписи, которые поверенный в дальнейшем сможет осуществлять;
- период действия доверительной бумаги;
- указанный параметр с разрешением либо запретом права передоверия;
- заключительной нотой в составлении доверия является подпись заверителя и печать учреждения.
Порядок составления доверенности на право подписи документов
Посмотрим подробнее образец доверенности на право подписи документов.
Бланк доверенности на право подписи можно составить либо от руки, либо на компьютере. В последнем случае на нем должны присутствовать живые подписи руководителя и наделенного правами работника. Основное требование, которое предъявляется к нему заключается в том, что форма доверенности должна включать в себя ряд обязательных реквизитов.
В организации руководство перед выпиской доверенности сначала оформляет распоряжение о ее изготовлении. После его издания составляется сам документ на право подписи.
Чаще всего для этих целей применяется фирменный бланк компании, вверху которого необходимо вписать название документа, а также дату оформления и место (чаще всего отражается только город).
Основные правила составления документа
Для того чтобы правильно составить доверенность на право подписи документов, образец можно позаимствовать у любого нотариуса или разработать бланк самостоятельно. Текст бумаги должен содержать следующие основные моменты:
1. Дата и место составления данной доверенности. Без этих реквизитов документ будет недействителен.
2. Полные сведения (ФИО и паспортные данные) доверителя и доверяемого.
3. Подробный перечень всех прав, передаваемых между сторонами на основании этого документа.
4. Обязательно должна быть указана возможность передоверения прав.
5. Срок, на который даются полномочия. Максимально – три года. Если срок не указан, то доверенность считается оформленной на 1 год, но лучше, чтобы это было четко прописано в тексте.
6. Подписи сторон.