Как внести исправления в табель учета рабочего времени

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как внести исправления в табель учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Сопутствующие документы

2. Пересчет НДФЛ и страховых взносов при переплате заработной платы

3. Фрагмент табеля учета рабочего времени. Отражение сверхурочной работы накануне нерабочего праздничного дня

4. Правомерно ли применять электронные системы контроля?

5. Второй способ ведения

6. Особые случаи оформления командировки в табеле

7. Как ведется корректирующий табель учета рабочего времени

8. Какой максимальный срок больничного отражают в табеле?

Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.

В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.

В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.

Решая, как сделать табель учета рабочего времени, помните, что может содержать и следующие отметки:

Присутствие
РВ	Появление в праздник, в выходной (или приравненный к нему из-за карантина) день
ВМ	Вахтовые
С	Сверхурочные
Командировки, профессиональные курсы
К	Служебная поездка
ПК	Обучение без отрыва от производства
ПМ	Учеба в ином населенном пункте, с прекращением труда
Отсутствие на месте
ПР	Прогул
Б	Больничный
Т	Неоплачиваемый больничный
ПВ	Прогул, но вынужденный, из-за неправомерного отстранения
НС	Режим неполной смены
ЛЧ	Сокр. день
Г	Неявка по уважительной причине (государственные или общественные обязанности)
В	Выходные или праздники
НН	Причина не выяснена
ОВ	Доп. выходной (оплачивается)
НВ	Доп. выходной (не оплачивается)
РП	Простой, спровоцированный начальством
ВП	Простой, спровоцированный сотрудником
НП	Простой в силу ни от кого не зависящих обстоятельств (велика вероятность, что в будущем его придется отрабатывать)
ЗБ	Забастовка
НО	Отстранение с сохранением ЗП
НБ	Неоплачиваемое отстранение
НЗ	Приостановка труда, вызванная задержками в ЗП
Цифровые коды оплаты труда
2000	Стандартные отчисления (оклад, премиальная часть)
2010	Деньги, предусмотренные ГПД
2300	Выплаты по больничному особие в связи с больничным

Табель учета рабочего времени, согласно трудовому законодательству, заполняется и сдается не реже двух раз в месяц (об этом ясно говорится в 136 статье Трудового кодекса РФ). Именно по его данным сотрудникам организации начисляется заработная плата.

Однако довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Если ждать, когда они прояснятся, и сдавать табель потом, то это будет нарушением Трудового кодекса. Поэтому прибегают к составлению корректирующих табелей. Бланк корректирующего табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях представлен формами Т-12 и Т-13. А в бюджетных учреждениях используется типовая форма номер 0504421. Однако последние могут прибегнуть и к Т-13.

Важно! Отличие корректирующего табеля от основного состоит в обозначении типа в шапке документа (основной или корректирующий), а также в нумерации. В основном табеле учета рабочего времени нумерации нет, тогда как корректирующие документы, помимо своего идентификационного, всегда имеют порядковый номер.

Если со стороны табельщика произошла письменная формулировка, связанная с необходимостью внесения коррективов, а основной ТУРВ был заполнен, есть возможность внесения изменений без необходимости перепечатывания.

Происходит этот процесс посредством перечеркивания ложных сведений и попутного установления истинных данных.

Поля при этом должны содержать следующие элементы:

ссылка на документ с коррективами, содержащая данные о номере, дате составления (при отсутствии возможности поместить эту фразу полностью, потребуется лишь название документа, его номерное значение, день составления);
«автографы» всех лиц, принимавших участие в процессе подписания базового табеля;
расшифровка всех поставленных подписей;
должности, которые занимают лица, несущие ответственность за заполнение, а затем указывается сфера работы (фактическая должность) руководителя.

Внесение изменений в один и тот же документ может осуществляться несколько раз, причем как по конкретному сотруднику, так и по нескольким. Сведения из корректирующей документации подлежат внесению в основную часть.

Удобнее всего производить это оформление в электронном виде, поскольку замены на бумаге бывают проблематичны. Если же необходимо подкорректировать всего несколько букв, можно обойтись простым внесением исправлений в действующий документ.

Время хранения документа напрямую зависит от его функционала:

Если корректирующий табель рабочего времени используется только как документ, который содержит сведения о деятельности фирмы, то его обязательно хранить год.
Если он напрямую связан с начислением организации налогов (а так бывает в подавляющем большинстве случаев), то срок хранения увеличивается до 4 лет.
Если же он основной документ для начисления заработной платы, то должен сохраняться как минимум 5 лет.
А если в организации вредные либо опасные условия труда (которые накладывают на работников обязанность работать в них), то документ хранится не меньше 75 лет.

Неправильное оформление корректирующего табеля учета рабочего времени, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, может стоить работодателю до 80 тыс. руб.

Время хранения документа напрямую зависит от его функционала:

Если корректирующий табель рабочего времени используется только как документ, который содержит сведения о деятельности фирмы, то его обязательно хранить год.
Если он напрямую связан с начислением организации налогов (а так бывает в подавляющем большинстве случаев), то срок хранения увеличивается до 4 лет.
Если же он основной документ для начисления заработной платы, то должен сохраняться как минимум 5 лет.
А если в организации вредные либо опасные условия труда (которые накладывают на работников обязанность работать в них), то документ хранится не меньше 75 лет.

Сопутствующие документы

Каждый конкретный случай должен рассматриваться индивидуально, но к корректирующему табелю учета рабочего времени обычно прилагают объяснительные записки сотрудника или сотрудников. Чаще всего это явление связано с несвоевременным предъявлением больничного листа либо с невозможностью его предоставить. Предусмотрительные работодатели по этому поводу ввели практику уточнения этих моментов по телефону с не явившимся на службу сотрудником.

Однако по Трудовому кодексу нельзя проставлять в документе шифр «Б», не удостоверившись в существовании больничного листа. Кроме того, заболевший сотрудник не всегда имеет возможность сообщить о своем положении.

Помимо этого, к корректирующему табелю всегда должна прилагаться служебная записка, составленная ответственным за заполнение сотрудником.

Пересчет НДФЛ и страховых взносов при переплате заработной платы

Излишне начисленная и выплаченная зарплата включается в базу по НДФЛ и по страховым взносам. Уменьшить суммы, подлежащие уплате в счет налога и взносов, допустимо лишь при удержании переплаты или возврате (добровольном или по судебному решению) (ст. 210, 421 НК РФ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев. »).

Если удержание или возврат имели место с первого квартала 2021 г., то в ИФНС представляется уточненный расчет 6-НДФЛ по форме, действующей с 1 января 2021 года, который подается:

Корректируя сведения за налоговый период (год), следует включить в 6-НДФЛ также справку о доходах и суммах НДФЛ.

Если оформляется корректировка за 2020 г., то следует использовать форму расчета, по которой сведения подавались первоначально. Перерасчет зарплаты подлежит отражению в расчете по страховым взносам того отчетного периода, к которому относится ошибка. Уточненные расчеты по страховым взносам подаются в налоговый орган, по взносам на травматизм — в ФСС РФ.

Фрагмент табеля учета рабочего времени. Отражение сверхурочной работы накануне нерабочего праздничного дня

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
									10	11	12	13	14	15
16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31

<...>	<...>	<...>
	Вольф Е.И., инженер	4512

														Я/С
														7/1

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Законодательством предусмотрена обязанность работодателя по учете времени работника. Для этих целей он имеет право использовать различные электронные системы. Но чтобы их применять на практике, администрация компании должна в правилах внутреннего распорядка и в заключаемых с работниками трудовых контрактах отразить данный момент.

Если этого не сделать, то применять данные электронные системы нельзя.

С помощью различных средств фиксируется время появления и уходы с предприятия. В дальнейшем подобная система на основании полученных данных заполняет в автоматическом режиме табель.

Предлагаем ознакомиться: Как узнать ИНН физического лица по паспорту?

Второй способ ведения

В форме Т-13 некоторые графы уже заполнены в автоматическом режиме: подразделение, фамилия и профессия работника, номер табеля.

Принятые условные обозначения.

Полный перечень можно увидеть в форме Т – 12. Некоторые основные представлены в таблице:

Рабочее время Буквенное обозначение Цифровой код.
Явка по обычному графику Я 01.
Ночные часы Н 02.
Выход в праздничные и выходные РП 03.
Переработка С 05.
Командировка К 06.
Отпуск ОТ 09.
Дополнительный отпуск ОД 10.
Учебный отпуск У 11.
Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства УВ 12.
Учебный отпуск за свой счёт УД 13.
Декретный отпуск Р 14.
Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет ОЖ 15.
Отпуск за свой счёт ОЗ 17.
Больничный Б 19.
Сокращённый рабочий день ЛЧ 21.
Прогул ПР 24.
Нерабочие дни, выходной В 26.
Отсутствие по неизвестной причине НН 30.

Особые случаи оформления командировки в табеле

Определяя продолжительность командировок, отпусков или других моментов, можно воспользоваться такими рекомендациями:

Командировка помечается буквой «К». Продолжительность командировки отмечена в соответствующем приказе.
Если, во время нахождения сотрудника в командировке будет выходной или день праздника, то он оплачивается двойным тарифом. В табеле ставится отметка «К М», а не выходной «В».

Как правильно отметить командировку, если сотрудник находится на больничном? Случай из практики.

В целях производственной необходимости администрация предприятия принимает решение вызвать его и отправить в командировку еще до «закрытия» больничного листа. В этой ситуации действия администрации и работника являются нарушением трудового законодательства.

Табельщик по факту заполняет табель так:

Отмечается факт неявки (болезнь) до начала командировки условным обозначением «Б».
Условным обозначением «К» отмечаются дни командировки.
После возвращения из нее ставим или «Б» (если больничный еще не закрыт), или «Я» – при закрытом больничном листе.

Но, при таком заполнении табеля, возможны последствия.

Как ведется корректирующий табель учета рабочего времени

Корректирующий табель учета рабочего времени используется для комфортного внесения исправлений в основной документ, который уже был заполнен. Оформление его допустимо на одного специалиста или на целый штат сотрудников.

Корректирующий табель учета рабочего времени (далее по тексту – КТУРВ) в соответствии с нормами действующего трудового законодательства нужен, чтобы кадровый специалист в документ, который уже заполнен, мог внести изменения. Главное требование, которое необходимо соблюдать – новизна и актуальность вновь предлагаемой информации.

Оформление и сдача осуществляется не реже, нежели дважды в месячный период (ст. 136 ТК РФ). Именно на базе этих данных работникам фирмы начисляется жалование.

Довольно распространены ситуации отсутствия работника на непосредственном месте исполнения обязанностей (при этом причины являются невыясненными).

Если кадровику придется ждать прояснения ситуации и только потом сдавать готовый документ в архив, это будет признано нарушением трудового законодательства. Поэтому компании и прибегают к оформлению КТУРВ.

Бланки представлены формами Т-12, Т-13. А если бумага ведется в учреждении бюджетного характера, применяется специализированный шаблон №0504421 (хотя некоторые организации используют бланк Т-13).

Базовое отличие КТУРВ заключается в том, что в «шапке» присутствуют несколько иные обозначения. В ней так и прописывается, что бумага носит корректирующий характер.

Немаловажную роль играет и иная нумерация бумаги. В основном КТУРВ она не учитывается, а в корректирующем всегда имеют место быть порядковые номера. В остальном табель имеет ту же содержательную часть, что и основная бумага, т. к. полностью ее повторяет.

А теперь стоит рассмотреть временные интервалы составления и действия бумаги. Бумага может поступить в бухгалтерию на протяжении полугода с момента, когда основной табель был заполнен и закрыт.

Даже в этом случае со стороны бухгалтерского отдела мероприятия по перерасчету зарплаты являются обязательным.

Хотя в соответствии с рекомендательными табелями табельщик занимается его составлением и сдачей не позднее 5-го числа.

Каждая из ситуаций должна рассматриваться в индивидуальном порядке, однако к документу традиционно прилагается объяснительная записка. Такое обстоятельство имеет непосредственную взаимосвязь с тем фактом, что больничный лист предъявляется с опозданием.

Поэтому особо предусмотрительные работодатели ввели практику уточнения подробных моментов с сотрудниками, которые не явились на службу, по телефону.

Еще одна особенность документа заключается в том, что к нему всегда прилагается служебная записка, составлением которой занимается сотрудник, ответственный за заполнение бумаги.

Если работник пребывает в командировочной поездке, он занимается ведением этого документа в самостоятельном порядке.

За выполнение подобных функций он вправе рассчитывать на доплату в связи с увеличением количества трудовых обязанностей. Так что если в подобный табель требуется внесение каких-то изменений, оформлением занимается сам сотрудник, поскольку именно он признан ответственным лицом за корректность вносимых сведений.

Если внесение корректировок осуществляется по нескольким работникам одновременно, целесообразнее всего составлять КТУРВ на каждого из них по отдельности, это позволит добиться минимизации ошибок.

Если говорить о помарках, недочетах и погрешностях, возникающих в процессе заполнения КТУРВ, то они заключаются преимущественно в следующих моментах:

отсутствие в заполненной форме отметки о факте прогула сотрудника (при неявке работника на место непосредственного исполнения трудовых обязанностей следует ежедневно проставлять «НН» вместо того чтобы медлить и ожидать прояснения обстоятельств);
предъявление со стороны работника больничного листка за прошлый период или же его возврат, что явно не идет на пользу работодателю;
в усовершенствованном документе не имеется подписи руководителя;
отсутствие предоставления вспомогательных доказательств того, почему именно сотрудник отсутствовал на рабочем месте.

Период, на протяжении которого осуществляется хранение документа, пребывает в прямой зависимости от выполняемых им функций:

если применение КТУРВ осуществляется исключительно в качестве документа, содержащего данные о деятельности организации, он подлежит обязательному хранению на протяжении годового периода;
если документ имеет непосредственную взаимосвязь с начислением налоговых взносов, что на практике встречается достаточно часто, происходит увеличение длительности хранения до 4-х лет;
если корректирующий табель представлен основным документом, применяемым для начисления зарплаты, его сохранение производится на срок в 5 лет;
если в компании наблюдаются особо вредные или крайне опасные трудовые условия, хранение в архиве осуществляется на протяжении срока, составляющего 75 лет.

Какой максимальный срок больничного отражают в табеле?

Максимальный срок больничного, отражаемый в табеле, совпадает с предельными сроками, на которые выдается лист нетрудоспособности.

Обычно лист нетрудоспособности выдается на срок до 15 дней. Далее возможно продление по решению врачебной комиссии.

Сотрудник вправе находиться на больничном до 10 месяцев течение года. Если проведена серьезная операция или получена обширная травма, лист нетрудоспособности выдают на 12 месяцев.

Чаще всего через 4 месяца непрерывной болезни ставится вопрос об инвалидности гражданина. После прохождения медико-социальной экспертизы и установления группы инвалидности больничный закрывают. Работодатель отражает дни нахождения на больничном по факту после закрытия листа нетрудоспособности.