Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера. Часть 2

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера. Часть 2». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Электронный счет-фактура – юридический оригинал

2. Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры

3. Для чего нужно добавление сотрудника на портал esf?

4. Если ИС ЭСФ не работает. Зарегистрированные периоды неработоспособности системы

5. Нововведения, общие для всех сфер

6. Где взять образцы заполнения

7. Электронные счета-фактуры esf gov kz 8443 — вход на сайт ИС ЭСФ

8. Штраф за не выписку ЭСФ в 2022 году в РК

9. Информационная система ИС ЭСФ

10. Как учитывать электронные счета-фактуры?

11. Куда обращаться с вопросами по ИС ЭСФ

12. Какие нововведения в счет-фактуре коснутся всех сфер сбыта?

13. Особенности использования электронных счетов-фактур

Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.

Электронный счет-фактура – юридический оригинал

Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:

данные и реквизиты организации;
сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.

Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры

Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):

Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Электронной подписью скрепляется каждый документ в процессе электронного оборота, а не только сами счета-фактуры.

Для чего нужно добавление сотрудника на портал esf?

Когда руководитель является первым руководителем двух и более организаций или ИП, соответственно необходимо разделить для исполняющих сотрудников права на доступ к счет-фактурам по организациям. Например, бухгалтер 1 один может иметь доступ к ЭСФ только для организации 1, бухгалтер 2 имеет доступ к ЭСФ к организации 2, и так далее. Если же пользоваться только ключом первого руководителя, то доступ к ЭСФ с этим ключом будет предоставлен для всех организаций.
Из соображений безопасности, сотрудник при работе с ЭСФ должен использовать только свою ЭЦП для физического лица. Это позволит идентифицировать пользователя при совершении действий с ЭСФ.

Если ИС ЭСФ не работает. Зарегистрированные периоды неработоспособности системы

ИС ЭСФ

– это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.
, что налогоплательщик, обязанный выставлять счета-фактуры в электронной форме, в некоторых случаях вправе выписать счет-фактуру в бумажной форме:
« 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования;

Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, опубликована на интернет-ресурсе КГД;

2)
возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом
.

При этом после устранения технических ошибок

счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, должен быть выписан
в электронной форме
в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.

Полезно

В каких случаях можно выписать «бумажный» счет-фактуру?;
В каких случаях можно вообще не выписать счет-фактуру?

Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.

Нововведения, общие для всех сфер

Говоря о последних изменениях и требованиях, коснувшихся информации о цифровых счетах-фактурах, порядка их выставления и подписания в электронном виде, стоит отметить следующие нюансы:

В форме появилась дополнительная строка «5а», при заполнении которой указываются сведения об отгрузочной документации, выступающей основанием. В качестве примера — это могут быть накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, и т. п.
Отдельной графой фиксируется порядковый номер данных, при этом под название отведен раздел «1а», для кода по Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности — «1б».
Изменено название одиннадцатой колонки, адаптированной не только для продукции, обязательной к прослеживанию, но и для остальных типов импортируемых изделий.
В форме электронной счет фактуры (сч/ф) добавились дополнительные столбцы (12, 12а и 13), заполнять которые нужно, когда торговые операции связаны со сбытом прослеживаемой продукции. В первом и втором разделах отмечаются кодовый идентификатор и единица измерения. Для авансовых экземпляров, как и в тех случаях, когда реализовывать планируется товары, не относящиеся к указанной категории, строки прописываются, но не заполняются.

Где взять образцы заполнения

Потребность в демонстрационных экземплярах, по сути, отсутствует, поскольку речь идет о стандартизированной файловой форме, характеризующейся идентичным набором реквизитов. В плане заполнения документация практически не отличается от бумажного аналога, регламентируемого положениями статьи 169 Налогового кодекса. Физический носитель не требуется, что обуславливает практическую невозможность и нецелесообразность представления наглядных материалов в привычном понимании.

Впрочем, некоторые организации и предприниматели практикуют использование инструкций, представляющих собой визуализацию алгоритма работы. Проще говоря — предоставляют сотрудникам, не имеющим достаточный практический опыт, картинку, на которой отображены поля и характеристики, поясняющие принципы их заполнения. Однако в этом случае нужно учитывать, что использование различных версий программного обеспечения обуславливает разницу интерфейсов, так что найти и скачать универсальный образец заполнения электронной счет-фактуры не представляется возможным.

Электронные счета-фактуры esf gov kz 8443 — вход на сайт ИС ЭСФ

ИС ЭСФ предоставляет API для программного обмена данными с учетными системами налогоплательщиков. Пользователи программ 1С на платформе 1С:Предприятие 8 могут использовать эту возможность для прямого обмена данными с ИС ЭСФ.

Полезно

Подробнее про основные моменты работы в ИС ЭСФ для пользователей программ 1С:

Настройка обмена данными с ИС ЭСФ в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана;
PRO прямую выписку ЭСФ в «1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана;
PRO выписку ЭСФ посредством экспорта и импорта XML-файлов в «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана.

Как Вы уже поняли из предыдущего блока, продавец получает извещение о получении файла покупателем посредством оператора ЭДО. Непременно, он уведомляет покупателя о полученном подтверждении в срок на следующий день. По факту выставленным счет будет признаваться на момент получения такого подтверждения (п. 2.7 Порядка). Сам по себе обмен подобными сообщениями представляет собой лишь договоренность участников процесса и не влечет за собой обязанности это выполнять.

Важно! Отправленный по факту счет-фактура в электронном виде нельзя повторно отправить на бумажном носителе. Такой допустимо лишь в ситуации технических неполадок и сбое в работе программы, тогда Вы смело можете продублировать счет покупателю.

В книгу продаж счет-фактура в электронном варианте фиксируется по общепринятым правилам и рекомендациям в квартале отгрузки товаров либо же полученного авансирования в его оплату (п. 2 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г.).

ИС ЭСФ
– это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу . Это государственная система (оператор — Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.
Полезно

В статье Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ) можно узнать каким налогоплательщикам уже необходимо выписывать счета-фактуры в электронном виде;
В статье PRO сроки выписки счетов-фактур — в течение какого периода необходимо оформить ЭСФ;
В статье PRO заполнение электронных счетов-фактур описываются общие принципы по заполнению электронных счетов-фактур.

Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:

;
А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.

КГД предоставляет налогоплательщикам для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере

), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.

Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно на портале Комитета государственных доходов.

В первую очередь нужно получить регистрационные свидетельства Национального удостоверяющего центра (ЭЦП НУЦ РК), настроить веб-приложение на рабочем месте пользователя и провести регистрацию налогоплательщика в информационной системе электронных счетов-фактур. Конечно, необходимо стабильное подключение к сети Интернет.

Ключи НУЦ РК выдаются в Центрах обслуживания населения РК (ЦОН). Для регистрации юридического лица (ТОО, РГКП, ГУ и пр.) необходимы:

ключ юридического лица, оформленный на первого руководителя предприятия (ГОСТ);
и ключ физического лица первого руководителя (RSA).

Индивидуальным предпринимателям достаточно получить ЭЦП физического лица (ключ ГОСТ не требуется).

Важно!

В настоящее время Национальный удостоверяющий центр выдает несколько видов регистрационных свидетельств для юридических лиц: ключи первого руководителя, ключи для сотрудников с правом подписи и т.д.

Для регистрации на портале ЭСФ необходим комплект ключей первого руководителя

Некоторые действия можно выполнить только

на веб-портале электронных счетов-фактур:

Регистрация предприятия, и физических лиц;
Назначение уполномоченных сотрудников;
Настройка прав пользователей;
Получение отчетов по выписанным и полученным счетам-фактурам.

Поэтому начинать работу с электронными счетами-фактурами в любом случае нужно с настройки портала.

Штраф за не выписку ЭСФ в 2022 году в РК

Поставщик обязан выписать счет-фактуру в электронном варианте в течение 15-ти календарных дней с момента реализации ТРУ, совершения оборота. В некоторых случаях сроки оформления электронной документации могут быть увеличены:

При реализации услуг ЖКХ, электроэнергии и связи— до 20-го числа месяца, который следует за отчетным.
При экспорте продукции — смещение происходит на 5 дней.
При продаже продукции, которая была завезена импортерами на территорию Казахстан из стран, входящих в состав Евразийского экономического союза, оформить ЭСФ разрешается до 20-го числа месяца, следующего за тем, когда был совершен оборот.

Информационная система ИС ЭСФ

ИС ЭСФ – это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу . Это государственная система (оператор — Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.

Полезно

В статье Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ) можно узнать каким налогоплательщикам уже необходимо выписывать счета-фактуры в электронном виде;
В статье PRO сроки выписки счетов-фактур — в течение какого периода необходимо оформить ЭСФ;
В статье PRO заполнение электронных счетов-фактур описываются общие принципы по заполнению электронных счетов-фактур.

Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:

;
А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.

КГД предоставляет налогоплательщикам для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.

С 1 апреля 2018 года в системе добавлен новый модуль «Виртуальный склад».

Полезно

Подробнее о модуле «Виртуальный склад» в материалах:

Виртуальный склад — что это?;
Как ввести остатки по товару на Виртуальный склад;
Для кого обязательна работа в Виртуальном складе с 1 апреля 2018 года?.

Как учитывать электронные счета-фактуры?

Счет-фактура должен быть выставлен в течение пяти дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения аванса. Ст. 169 НК РФ позволяет сделать это не только в бумажном, но и в электронном виде. Электронные юридически значимые счета-фактуры являются полноценными аналогами бумажных: содержат те же реквизиты и подпись уполномоченного лица. При этом они должны быть:

составлены согласно формату, утвержденному Приказом ФНС РФ от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@;
подписаны квалифицированной электронной подписью;
переданы согласно регламенту, установленному Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50Н, через оператора ЭДО, который фиксирует в соответствующих технологических документах даты выставления и получения документа.

Быстрый обмен электронными юридически значимыми документами:

получайте бесплатно;
отправляйте за несколько секунд;
сокращайте расходы на доставку.

По законодательству РФ электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью и переданные через оператора ЭДО, являются оригиналами, их не нужно распечатывать.

Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.

Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур. В случае, когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В части 2 «Полученные счета-фактуры» счета-фактуры отражаются по дате их получения.

Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции. На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров. И, наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленных принципалами (комитентами) по приобретенным агентами товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Куда обращаться с вопросами по ИС ЭСФ

По всем вопросам, связанным с работой ИС ЭСФ, необходимо обращаться в службу поддержки информационной системы по адресу Не забывайте обязательно
указывать БИН предприятия, прикладывать скриншоты, иллюстрирующие проблему, и максимально подробно описывать ситуацию и вопрос при обращении в службу поддержки.

Оперативную консультацию по работе с электронными счетами-фактурами можно получить в едином контакт-центре государственных органов по телефону 1414

(контакт-центр государственных органов).

На функционирует . В нем можно задавать вопросы, просматривать и комментировать публикации относительно работы ИС ЭСФ.

Служба поддержки ИС ЭСФ представлена также в социальной сети Facebook. В официальном размещается информация о проводимых работах на сервере ЭСФ и актуальные новости службы поддержки. Есть возможность публикации комментариев, вопросов, предложений относительно работы системы.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Какие нововведения в счет-фактуре коснутся всех сфер сбыта?

Введена дополнительная строчка «5а», где необходимо прописывать информацию отгрузочной документации (номер и дату регистрации), которые являются причиной для составления счета-фактуры. К примеру, накладная, акт оказанных услуг и т.д.
Ввели специальную строку, для внесения порядкового номера вносимых данных. Название продукции надо будет регистрировать в строке «1а», а код по ТН ВЭД ЕАЭС — в «1б».
Столбец «1» и строка «5a» вводятся в счет-фактуре для удобства учета нескольких накладных с разной продукцией. К примеру, если создана сводная счет-фактура по двум и более товарным накладным, в «5a» записывается серийный номер нужной накладной. Записываются они через точку с запятой.
Колонка 11 поменяла название. Она адаптирована как для операций с продукцией, подлежащей прослеживанию, так и для прочей ввозимой продукции.

В форму счет-фактуры добавлены три дополнительных столбца: 12, 12a и 13. Столбцы заполняются только при сбыте прослеживаемой продукции. Столбцы 12 и 12a указывают код и единицы измерения прослеживаемой продукции. Теперь эти подробности изложены в приложении к Постановлению Правительства от 25 июня 2019 г. № 807.

Особенности использования электронных счетов-фактур

ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.

Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:

контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
своевременное отправление документа получателю;
формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).

Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).

Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.