Изменяем, дополняем и исправляем записи в трудовой книжке
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменяем, дополняем и исправляем записи в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нередко переименовывается не компания, а ее структурное подразделение. Например, отдел кадров становится «отделом персонала», а техническая служба – «отделом по ремонту». Подобное переименование необходимо отразить в трудовой книжке, если при приеме на работу ее владельца в ТК было вписано не только наименование работодателя и должность, но и конкретный отдел. Например: «Акционерное общество «Сладкоежка» (АО «Сладкоежка»). Принят в кондитерский цех на должность главного кондитера». Если затем кондитерский цех переименуют в «цех по производству тортов и пирожных», это нужно зафиксировать в ТК сотрудника.
Виды изменений записей в трудовых книжках
Важным вопросом остается, как правильно внести в трудовую книжку изменение наименования учреждения. В последние десятилетия в связи с нестабильной экономической ситуацией в мире, предприятия массово переименовываются. Это связано с преобразованиями организационно-правовых форм компаний. В результате слияний, поглощений, ликвидаций, консолидаций и реорганизаций предприятия меняют свои названия полностью или частично. Это мероприятие тянет за собой бумажную волокиту. Меняются реквизиты, штампы, названия документов. Проверяется вся финансовая отчетность. Конечно, эти события не могут обойти и отдел кадров, в котором должна быть проведена широкомасштабная работа по внесению изменений в записи о переименовании организации.
При изменении организацией своего названия соответствующая запись в обязательном порядке должна быть сделана в трудовой книжке. В случае невыполнения этого условия возникнет неприятная, запоминающаяся на долгие годы ситуация. Получается, что человек был принят на одно предприятие, а уволился или вышел на пенсию с другого. Отсутствуют промежуточные звенья: «уволен» с одного места работы и «принят» на другое. Работнику, оказавшемуся в такой ситуации, грозит опасность остаться без стажа и, следовательно, без пенсии и льгот. Государственные органы могут очень сильно усомниться в правомерности таких выплат. Проблему решить можно, но для этого понадобятся время и силы, чтобы взять необходимые справки с бывшего места работы, «заглянуть» в государственный архив.
В целях предотвращения таких событий сотрудники отдела кадров должны позаботиться о правильном внесении записи о переименовании организации в трудовую книжку каждого сотрудника, числящегося в штате. Причем делать это можно как в рукописном, так и в штампованном формате. В целях экономии времени, особенно на крупных предприятиях, этот процесс протекает с помощью новых штампов, оттиски которых проставляются в разделе «Сведения о работе».
Штамп о переименовании организации
Печать, которая ставится в трудовой книжке на записи о переименовании, должна быть только нового образца с новым названием. Недопустима постановка печати с названием старого образца.
Печать должна быть установленной круглой формы. Печать также должна четко пропечатывать все буквы, чтобы у читающего трудовую не оставалось сомнений в том, что печать была поставлена с указанием нового названия организации.
Поэтому сотрудник отдела кадров должен заблаговременно позаботиться о том, чтобы сделать новую печать и несколько раз опробовать ее на документах.
Печать должна быть в исправном состоянии для того, чтобы не сделать грязь в трудовой книжке гражданина.
Переименование организации никак не должно касаться работника. Его обязанность – исправно исполнять свою трудовую функцию. А вот сотрудник отдела кадров просто обязан надлежащим образом следить за правильностью внесен я записей в важные документы, ведь по сути, трудовая книжка работника – это лицо организации, оставившей там последнюю запись.
На каком основании можно внести пометку в трудовую книжку
Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 № 69 требует от сотрудников кадровой службы внесения в неё полного наименования предприятия. В случае если компания имеет и сокращенное название, оно также должно быть внесено в книжку.
Указание только сокращенной формы без полного наименования Инструкция признает недопустимым.
Поэтому после того, как предприятие прошло через процедуру смены официального наименования, в трудовой книжке каждого работника сотрудник отдела кадров должен указать специальной записью факт переименования и новое полное (а при необходимости – еще и сокращенное) название.
Инструкция требует, чтобы после каждой записи в трудовой книжке стояла ссылка на статью ТК РФ либо другой документ, который служит правовой базой для внесения данной записи. В случае с переименованием таким базовым документом выступает внутренний акт, где зафиксировано решение о переименовании. Это может быть:
- решение собрания акционеров;
- приказ совета директоров;
- другой документ сходного назначения.
Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2021 году».
Правила занесения изменений названия предприятия в трудовой книжке
- Все записи в трудовой книжке должны быть заполнены разборчивым почерком шариковой или гелиевой ручкой с пастой синего или черного, можно фиолетового цвета. Ни в коем случае не применяются зеленый и красный цвета.
- Недопустимо писать фломастерами, карандашами, делать исправления, подтирание неточностей, наводить буквы несколько раз.
- Цифры для указания порядкового номера, даты занесения записи, номера и даты приказа пишутся только арабские.
- Запись о переименовании предприятия не может быть датирована раньше, чем издан приказ на основание учредительных документов об изменении названия организации.
- В случае допущенной ошибки при внесении сведений о переименовании организации, ниже необходимо указать, что запись нужно считать недействительной и постараться написать правильно.
- Внесение изменений наименования предприятия без удостоверяющей подписи представителя организации и соответствующей печати не допустимо.
Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании
При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:
- Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Согласно Инструкции нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
- Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
- Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.
Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.
К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:
- фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
- ошибка в дате переименования организации;
- ошибка в записи об основании для внесения изменений.
Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.
Запись в трудовой книжке о переименовании организации. Образец
На основании статьи 54 Гражданского кодекса РФ каждая организация имеет свое наименование (а коммерческая организация имеет фирменное наименование).
Наименование и фирменное наименование отражаются в учредительном документе и едином государственном реестре юридических лиц.
Любая организация вправе сменить свое наименование.
При переименовании организации следует учитывать, что подобные регистрационные действия никак не изменяют условия трудовой деятельности сотрудников соответствующего юридического лица.
Следовательно, в трудовой договор такие изменения не вносятся.
В то же время пункт 3.2 Инструкции содержит положение о необходимости внесения соответствующей информационной записи в трудовую книжку.
Таким образом, в случае изменения наименования организации следует предоставить своим сотрудникам информацию о произошедшем изменении с внесением записи в их трудовые книжки в соответствии с пунктом 3.2 Инструкции.
Указанная Инструкция гласит, что вышеуказанное событие сопровождается следующей записью в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
Кроме этого, в графе 4 отражаются реквизиты документа, ставшего основанием для изменения наименования, — приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, его дата и номер.
Например, если свое название сменило акционерное общество и смена произошла на основании решения общего собрания акционеров в соответствии с протоколом, то именно такой протокол будет отражаться в соответствующей записи в трудовой книжке, т.к. такое решение общего собрания признается решением работодателя, оформленным протоколом.
Смена наименования вступит в силу после внесения изменений в единый государственный реестр юридических лиц. Поэтому вносить соответствующую информацию в трудовые книжки сотрудников организации следует лишь после регистрации изменений в указанном реестре.
Кроме этого следует помнить, что подобной записи порядковый номер не присваивается, следовательно:
- графа 1 в данном случае не заполняется;
- графа 2 также заполнению не подлежит;
- графа 3 должна содержать запись о переименовании;
- графа 4 должна содержать дату записи и реквизиты документа-основания.
Как правильно оформить переименование отдела
Инфо
А любое изменение существенных условий договора (при этом неважно, какую именно работу выполняет человек) традиционно считается переводом среди старых кадровиков и именно так и оформляется в трудовой книжке из-за того, что в Инструкции не разработано четкое определение по этому поводу. Действительно, в Инструкции нет указаний на такие записи, как «отдел … переименован».
Поэтому зачастую изменение названия отдела, управления, дирекции или подразделения оформляют как перевод. Тем не менее, более разумно написать в трудовой не «Переведен в Отдел радиационной безопасности», а так, как указано выше.
Хотя в Инструкции нет ясной формулировки записи в трудовой книжке вследствие изменения названия отдела, надо различать изменение самого отдела от изменения названия отдела, в котором работает сотрудник. Изменение самого отдела (его состава, функций и так далее) повлечет за собой запись о переводе.
Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании
При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:
- Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Согласно Инструкции нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
- Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
- Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.
Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.
К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:
- фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
- ошибка в дате переименования организации;
- ошибка в записи об основании для внесения изменений.
Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.
Нюансы внесения записи в трудовую книжку о переименовании организации
В зависимости от того, по какой причине произошла смена наименования работодателя, в некоторых случаях изменять записи надо будет не у всех сотрудников.
Пример
Произошла реорганизация, и предприятие «Ромашка» присоединило к себе предприятие «Незабудка». Соответственно, новое юридическое лицо будет теперь носить наименование «Ромашка». Изменения в трудовую книжку необходимо будет внести только работникам «Незабудки», вносить новые записи работникам «Ромашки» нет необходимости, поскольку наименование их работодателя не изменилось.
Указанный пример не стоит путать с ситуацией, когда одна организация ликвидируется, а ее работники принимаются в другую переводом. В этом случае не будет никаких записей об изменении. Работника нужно будет уволить из одного предприятия и принять в другое с указанием основания.
Зачем менять имя организации
Название фирмы – это не только ее «лицо» и узнаваемый бренд, это еще и законодательный акт. Присваивая имя организации, владельцы или учредители фиксируют его в различных законодательных документах, отличая себя таким образом от других юридических лиц. Помимо этого, название несет и психологический посыл.
По каким причинам может понадобиться «перекрестить» организацию:
- Желание руководителей. Если вдруг появилась новая интересная и яркая идея, наилучшим образом отвечающая деятельности организации, с чем согласны все учредители, то почему бы и не изменить устаревшее название?
- Диктуют рыночные тенденции. Экономические условия весьма динамичны, и их изменения могут потребовать и смены курса, что может выражаться в том числе и в названии.
- Реорганизация. Компания слилась с другой, разделилась, изменила направление деятельности – в любом случае старое название уже перестало отражать ее сущность и нуждается в замене.
- Решение суда. Иногда смена названия может быть вынужденной, например, если при его присвоении допущены ошибки либо оно сходно или тождественно с уже имеющимся именем другой организации.
Какова бы ни была причина переименования, производить его следует по одному и тому же алгоритму.
Какие проблемы могут возникнуть, если пренебречь данной процедурой?
К сожалению, если данная процедура не будет проведена по вашей забывчивости, то сначала проблемы найдет ваш работник, а затем уже вы.
Работнику в связи с указанием неправильных данных, за данный период работы, не будет начислена пенсия.
Также у работника могут возникнуть проблемы касающиеся устройства на новую работу, ведь работодатель с нового места может посчитать, что данные, где не совпадает место работы или увольнения не являются верными и может заподозрить работника в подделке документов.
В связи с возникшими у него проблемами работник на просто может привлечь вас к административной ответственности.
Данная ответственность будет выглядеть в виде наложения штрафа в размере от пятисот до трех тысяч рублей. Поэтому постарайтесь адекватно подойти к вопросу внесения данных в трудовую книжку ведь, по сути, это лицо вашей фирмы и то, как вы оформите работнику трудовую книжку, будет говорить о серьезности и профессионализме вашей организации.
Переименование организации — образец записи в трудовой книжке —
Ему возвратили эту книгу и завели новейшую, объяснив тем, что заполнять документ должно уполномоченное на то лицо, а если бы он принес чистую, то ее бы взяли. Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книг, должна быть разборчивой. Приказ о предназначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книг.
Если вы исправно оплачивали страховые взносы, ваш трудовой контракт зарегистрирован в налоговой, есть либо нет у вас запись в трудовой книге, значения не имеет.
Максим, никто не делает дубликат а просто заносят подходящую запись в трудовую книгу о переименовании организации где вы работаете.
наполнение трудовой книги, в частности, ее титульного листа, просит от ее обладателя не достаточно.Вносится ли запись о временном переводе в трудовую книгу?
Основания для внесения изменений в трудовую книжку
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в трудовой книжке каждого работника должно содержаться полное наименование организации и сокращенный вариант (при наличии). При этом нельзя внести только сокращенное наименование, не указывая полное.
Значит, после того как предприятие, где трудится сотрудник, изменило свое название, это нужно отразить в трудовой книжке.
Подробности о порядке заполнения трудовых книжек узнайте здесь.
Основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет являться внутренний распорядительный документ о смене названия. Это может быть приказ, постановление, решение собрания учредителей и т. д.
Только после издания этого документа можно вносить новые записи в трудовую книжку.
Виды изменений записей в трудовых книжках
Важным вопросом остается, как правильно внести в трудовую книжку изменение наименования учреждения. В последние десятилетия в связи с нестабильной экономической ситуацией в мире, предприятия массово переименовываются. Это связано с преобразованиями организационно-правовых форм компаний. В результате слияний, поглощений, ликвидаций, консолидаций и реорганизаций предприятия меняют свои названия полностью или частично. Это мероприятие тянет за собой бумажную волокиту. Меняются реквизиты, штампы, названия документов. Проверяется вся финансовая отчетность. Конечно, эти события не могут обойти и отдел кадров, в котором должна быть проведена широкомасштабная работа по внесению изменений в записи о переименовании организации.
При изменении организацией своего названия соответствующая запись в обязательном порядке должна быть сделана в трудовой книжке. В случае невыполнения этого условия возникнет неприятная, запоминающаяся на долгие годы ситуация. Получается, что человек был принят на одно предприятие, а уволился или вышел на пенсию с другого. Отсутствуют промежуточные звенья: «уволен» с одного места работы и «принят» на другое. Работнику, оказавшемуся в такой ситуации, грозит опасность остаться без стажа и, следовательно, без пенсии и льгот. Государственные органы могут очень сильно усомниться в правомерности таких выплат. Проблему решить можно, но для этого понадобятся время и силы, чтобы взять необходимые справки с бывшего места работы, «заглянуть» в государственный архив.
В целях предотвращения таких событий сотрудники отдела кадров должны позаботиться о правильном внесении записи о переименовании организации в трудовую книжку каждого сотрудника, числящегося в штате. Причем делать это можно как в рукописном, так и в штампованном формате. В целях экономии времени, особенно на крупных предприятиях, этот процесс протекает с помощью новых штампов, оттиски которых проставляются в разделе «Сведения о работе».
Предварительно руководство предприятия должно выполнить следующие этапы:
- документальное оформление решения уполномоченного органа о переименовании юридического лица>
- внесение изменений о наименовании предприятия в учредительные документы>
- оплата госпошлины, взимаемой за внесение изменений в наименование организации>
- оформление заявления о государственной регистрации изменений, которые вносятся в учредительные документы предприятия>
- в течение 3-х рабочих дней предоставление службе государственной регистрации документов с измененным наименованием юридического лица для дальнейшей регистрации>
- получение свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ>
- издание приказа о внесении изменений в наименование организации и назначении группы людей, ответственных за внесение изменений в записи трудовых книжек и договоров – основание для внесения в трудовую книжку записи об изменении названия организации.
Причины изменения названия организации
Название организации обычно является носителем рода деятельности или указывает на ассоциацию с определенными событиями, людьми, предметами, являющимися для собственника важными. Для предприятий финансовой сферы обозначение рода деятельности в названии обязательно с учетом требований законодательства.
Также название должно фигурировать в учредительных документах согласно ст. 54 ГК РФ. При этом в случае неверно или некорректно выбранного имени компании, приходится вносить правки и изменения.
Например, если предприятие наименовано точно также или ассоциируется с уже действующим в данном направлении предприятием.
Или же в процессе выбора названия допущены такие грубые ошибки как применение:
- наименований органов власти;
- названий организаций, которые постоянно на слуху – популярные, международные, являющиеся знаменитым брендом. Тут вы узнаете, как придумать название для своей фирмы и что нужно при этом учитывать;
- слова, противоречащие общепринятым нормам.
Заполнение трудовой книжки при переименовании организации
Заполнение трудовой книжки по факту изменения названия учреждения является полномочием сотрудника отдела кадров.
Именно он должен нести ответственность за правильное внесение записи в трудовую а значит, как следствие, должен нести ответственность и за трудовую книжку работника в целом.
Заполнение при переименовании организации, как мы уже выяснили – шаг обязательный и требующий особой внимательности ведь неправильно внесенная запись может повлечь за собой как и ненужные зачеркивания в трудовой так и вовсе надобность в ее смене.
Запись в трудовой книжке должна отвечать нескольким критериям. Во-первых она должна быть абсолютно понятной всем гражданам, читающим ее. Во-вторых данная запись должна быть лаконичной.
В-третьих запись должна быть составлена синей или же черной пастой.