Визирование документов. Юридические тонкости визирования документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Визирование документов. Юридические тонкости визирования документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.
Внутреннее согласование
Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
- Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
- Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
- В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.
Как должна выглядеть резолюция на заявлении об увольнении?
Думаю, что большинство людей слышали или сами обращались с фразой к руководителю: «Завизируйте, пожалуйста». Но всегда ли такая просьба является верной? Помогут в этом разобраться «Требования к оформлению документов», утверждённые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65 – ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта РФ».
Визой оформляется только согласование документа, которое проставляется обычно в нижней части листа на свободном от текста пространстве или на отдельном листе согласования (Фамилия и инициалы, подпись, дата). Согласование может быть, например, с первичным профсоюзным органом, представительным органом, руководителем структурного подразделения, юристом, главным бухгалтером и т.
д. Резолюцию же накладывает должностное лицо, которому адресовался документ (обычно это руководитель).
Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.
Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:
- Пометка должностного лица.
- Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
- Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
- Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
- Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
- Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.
Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
- Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
- Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
- В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.
Особенности оформления
Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:
- Согласование с определенным должностным лицом.
- Согласование другим документом. Последним выступает некий протокол, письмо и проч.
Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:
- СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
- Должность ответственного лица с наименованием организации, которую оно представляет. Например “Директор школы №1”.
- Личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
- Дата подписания документа.
В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:
- СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
- Название подтверждающего документа. Например: “Протокол собрания профессионального комитета”.
- Дата составления документа.
- Номер подтверждающей документации.
Что такое визирование документов?
Это только дома можно решить все проблемы беседой с близкими, на предприятии такой порядок действий приводит к нарушениям, караемым штрафами, а иногда и более серьезными мерами. Все дело в том, что нынче принята узкая специализация. Бухгалтер, к примеру, прекрасно знает свою часть законодательства, но путается в кадровых документах. А ведь работа любой организации – процесс довольно сложный, регламентируемый кучей постановлений, распоряжений и иных документов. Все нюансы их не знает никто из специалистов, да и не положено им. Ведь каждый выполняет свои обязанности, прописанные в должностной инструкции. А многие распоряжения или приказы начальства связаны сразу с несколькими отраслями деятельности. Потому и нужен процесс «сведения знаний» узких специалистов. Его придумали и назвали визирование документов. Это процедура проведения экспертной оценки проекта специалистами, включающая высказывание замечаний и предложений.
Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.
Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:
- Пометка должностного лица.
- Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
- Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
- Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
- Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
- Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.
Нередко между работниками предприятия могут возникнуть споры по поводу того, в какой очередности необходимо визировать документы. Конечно же, этот вопросоставляется на усмотрение предприятия. Но принятым считается, чтобы юрисконсульт (иной работник юридической службы предприятия) проходил визирование документа последним.
Это правило было установлено и в упомянутом нами п. 8 Положения о юридической службе.
Согласно п. 4.5.2 Примерной инструкции в визе должны быть: личная подпись, инициалы и фамилия лица, который визирует документ, и дата визирования. При необходимости можно было бы указать наименование должности этого лица.
Визу проставляют на лицевой стороне последнего листа проекта документа, а если там не хватает места, ее можно проставить на оборотной стороне этого листа.
Хочется обратить внимание, что применение изложенных в Примерной инструкции правил не является обязательным, хотя бы потому, что распространяется она на ограниченный круг субъектов. Поэтому нельзя считать нарушением, если, к примеру, проставить визу на каждом листе проекта документа, а не лишь на последнем. Зачастую это делается для того, чтобы стала невозможной замена страниц в документе.
Виза на документе — это… Определение понятия, порядок, критерии, ответственные
Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:
- Важность данного документа в иерархии деловых бумаг.
- Сложность конкретной документации.
- Количество этапов согласования бумаги.
- Число задействованных в визировании должностных лиц.
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
- Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
- Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
- В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.
На некоторых сайтах предложат отправить чек-подтверждение платежа на почту, на других – нет. Для доказательства совершения операции нужен чек или снимок экрана. Снимок экрана – скриншот – является равноценным чеку документом при возникновении проблем с оплатой. Данные по платежу будут доступны на экране – номер операции, получатель, время совершения платежа – сделайте скриншот. На разных моделях смартфонов разные комбинации – найдите в интернете, как это сделать на вашем телефоне.
Если на сайте присутствуют лишние поля – это мошенники. У вас не должны спрашивать ПИН-код, ключевое слово или паспортные данные. Могут попросить написать номер телефона или почту – для отправки данных о платеже или сроках доставки. Это поле делают отдельным от формы заявки или запрашивают в другом окне.
Оплата картами VISA и MASTERCARD
1. Назначение
2. Область применения
3. Определения, обозначения и сокращения
4. Компетенция
5. Описание методики
6. Сопутствующие документы
7. Порядок внесения изменений
8. Распределение (рассылка) методической инструкции
Целью настоящей методической инструкции является регламентирование процедуры акцепта документов на оплату. Процедура акцепта документов на оплату проводится с целью обеспечения высокого качества взаимодействия предприятия с контрагентами, повышения экономической эффективности и защиты экономических интересов предприятия, а также усиления контроля за производимыми предприятием закупками товаров (работ, услуг).
Настоящая инструкция устанавливает общие требования к процедуре акцепта документов на оплату, предъявляемых юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами, не состоящими в штате предприятия.
Настоящая методическая инструкция определяет перечень должностных лиц, принимающих участие в осуществлении процедуры акцепта документов на оплату, обязанности должностных лиц, отделов и служб предприятия и их взаимоотношения при осуществлении акцепта.
Инструкция обязательна для всех подразделений ПАО «Компания», в рамках системы менеджмента качества.
3.1 Методическая инструкция (МИ) — это документ, регламентирующий порядок проведения и организации работ, выполняемых на предприятии, установленные требования к ним, определяющий обязанности, права и ответственность должностных лиц, выполняющих описанные процедуры по разработке, внедрению и функционированию СМК.
Акцепт — согласие на оплату или гарантирование оплаты денежных, расчетных, товарных документов или товара.
Контрагенты — юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица, не состоящие в штате предприятия.
Предприятие — публичное акционерное общество «Компания»
Документ на оплату — служебная записка, счет контрагента на оплату закупаемого товара (работы, услуги).
Ответственное лицо — работник, ответственный за приобретение товара/услуги, определенный руководителем структурного подразделения.
3.2 СМК — система менеджмента качества;
МИ — методическая инструкция;
ФО — финансовый отдел;
ОМТСиК — отдел материально-технического снабжения и комплектации.
5.1 Процедура и сроки оформления документов на оплату.
5.1.1 Ежедневно, не позднее 10:00 часов документы на оплату, которые необходимо завизировать в течение дня, передаются в общий отдел. Документы на оплату оформляются в виде Типовой служебной записки на оплату. При этом документы (счета, счета-фактуры), планируемые к оплате должны иметь визу лица, ответственного за приобретение данного товара/услуги и/или руководителя подразделения, ответственного за статью бюджета, по которой данный документ планируется оплатить. На документе в обязательном порядке указывается номер договора, в рамках которого выписан указанный счет и дата его заключения. В том случае если договор не был заключен, то делается отметка «БД». Документы, поступившие в общий отдел после 10:00 готовятся для визирования на следующий день.
5.1.2 Не позднее 11:00 документы, передаются в юридический отдел (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации), где на каждом документе ставится штамп с указанием номера договора и даты его заключения. В случае отсутствия оригинала договора юридический отдел возвращает документ на оплату исполнителю до предоставления оригинала.
5.1.4 Не позднее 13:00 сформированный пакет документов сотрудники общего отдела передают на подпись начальнику ФО (при этом количество переданных документов фиксируется общим отделом в журнале регистрации). Начальник ФО проставляет статью бюджета, проверяет планировался ли данный платеж в бюджет анализируемого месяца, проверяет наличие/отсутствие дебиторской задолженности, обоснованность выбора поставщика и закупочных цен. В случае превышения фактических платежей над плановыми, начальник ФО ставит в известность лицо, ответственное за данный платеж. Ответственное лицо может осуществлять переброс документов с текущего периода на последующие в рамках утвержденного бюджета. Документы на оплату по нормируемым материалам ФО вносит в финансовые картотеки и формирует платежные поручения. Начальник ФО визирует документы и передает их в общий отдел для дальнейшего оформления либо возврата ответственному лицу (в случае наличия претензий).
5.1.5 Не позднее 15:00 пакет документов передается заместителю директора по экономике (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации). Заместитель директора по экономике осуществляет контроль целесообразности оплаты.
5.1.6 Не позднее 16:45 общий отдел, проверив наличие всех необходимых виз и штампов, передает документы на подпись генеральному директору.
5.1.7 Не позднее 8:30 следующего дня общий отдел передает не подписанные генеральным директором документы заместителю директора по экономике, подписанные генеральным директором документы общий отдел передает в Финансовый отдел (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации).
5.1.8 В финансовом отделе документы на оплату вносятся в финансовые картотеки (кроме уже заведенных ФО). Ежедневно из них формируется заявка на финансирование, которая подписывается генеральным директором.
Утвержденные в заявке счета к оплате оплачиваются в тот же день. На следующий день после дня оплаты формируется выписка. К каждому платежному поручению прикладывается соответствующий счет, на основании которого производилась оплата. Выписки сдаются в бухгалтерию.
5.1.9 ФО принимает к оплате подписанный документ в пределах суммы утвержденного бюджета. В случае если сумма оплаты превышает запланированный в текущем месяце объем платежей по указанной статье, документ включается в план платежей следующего месяца. В случае если сумма оплаты по документам больше утвержденного, документ включается в бюджет следующего периода, при этом, если нет иной информации объем бюджета следующего месяца принимается равным бюджету текущего периода.
5.1.10 Оформленные документы на оплату хранятся в финансовом отделе. ФО, по запросу ответственного лица предоставляет реестр документов, включенных в финансовую картотеку. Ответственное лицо в пределах суммы утвержденного бюджета может осуществлять переброску документов с текущего периода на последующие и наоборот. Документы, исключенные из реестра, уничтожаются ФО.
5.1.11 Настоящий порядок не распространяется на документы, требующие срочной оплаты, то есть те документы, от оплаты которых зависит предотвращение аварийных ситуаций либо остановки производства. В этом случае ответственное лицо ставит на документе пометку «Срочно», визирует его у всех вышеперечисленных лиц и передает на оплату в финансовый отдел лично.
5.1.12 Изменение данного порядка акцепта счетов на оплату, включая последовательность визирования, не допускается.
5.1.13 Прежде чем дать согласие на оплату (акцептовать документ на оплату), руководители подразделений и ответственные лица обязательно проверяют:
а) имеется ли договор или заказ на поставку ТМЦ (оказание услуг, выполнение работ);
б) соответствие указанных в счете отгруженных или уже полученных ТМЦ — заказанным;
в) своевременность поставки;
г) соответствие цены, указанной в счетах спецификации к договору.
Методическая инструкция рассылается по следующим подразделениям:
— бухгалтерия;
— служба узла связи;
— юридический отдел;
— отдел главного технолога;
— ОМТСиК;
— Служба Главного инженера;
— Служба заместителя Генерального директора по общим вопросам;
— Служба заместителя Генерального директора по безопасности;
— Отдел информационных технологий;
— Отдел кадров;
— Финансовый отдел;
— Службы коммерческого директора;
— Общий отдел.
Что будет, если Россию отключат от Visa и Mastercard
Загвоздка в совершении этой оплаты заключается в том, что ее принимают только в определенных банках в:
- KredoBank
- IdeaBank
Для этого необходимо обратиться в нашу в фирму и заказать услугу по оплате визового сбора без личного присутствия. После этого от вас требуется лишь достоверная информация о себе, а именно:
- Фотография первой страницы загранпаспорта.
- Сообщить свое отчество
- Название города, где будут подаваться документы
- Телефонный номер, по которому смогут дозвониться с визового центра. Человек, который возьмет трубку должен быть на территории Украины.
- Название города и номер отделения Новой почты, на которое можно будет отправить оригинал чека об оплате.
Цена на данную услугу достаточно приемлемая, более подробную информацию вы сможете получить у наших специалистов, позвонив по телефонам:
+38(066)-693-44-34
+38(097)-883-57-19
+38(063)-358-18-69
После факта оплаты денег в отделении банка, средства на расчетный счет визового центра поступят только через 3 банковских дня. А это значит, что работники этого центра будут звонить через 4-5 дней от даты, указанной в чеке. Для того, чтобы успешно зарегистрироваться на визу в 2020 году, необходимо, чтобы человек, взявший трубку четко и без запинок ответил на все поставленные вопросы.
Могут быть заданы такие вопросы:
- Самостоятельно ли вы оплачивали сбор или это происходило без личного присутствия?
Конечно надо ответить – самостоятельно.
- Какая фамилия и имя плательщика, дата его рождения, сколько полных лет?
Правильный ответ – фамилия и имя лица, без личного присутствия, которого совершалась оплата.
- В каком городе была произведена оплата?
Всю эту информацию надо предоставить заранее человеку, который будет отвечать за вас. Лучше, если это будет близкий родственник: мама, папа, муж, жена, сестра или брат.
Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.
Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:
- Пометка должностного лица.
- Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
- Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
- Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
- Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
- Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.
Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
- Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
- Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
- В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
- Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
- Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
- В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.
Визирование кадровых приказов
Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений. Когда человека принимают на работу, ему устанавливают объем работ, выплат, определяют порядок инструктирования, подчиненности и другое. За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист. Кадровик должен посмотреть квалификацию, бухгалтер проверить оклад и тарификацию, другой специалист — провести инструктаж, начальник определит обязанности. Пример упрощенный, но уже видно, что один работник не должен нести ответственность за все перечисленные данные, содержащиеся в проекте. Получается, что каждую часть должен проверить соответствующий специалист. Кроме того, он несет ответственность за включение правильных данных в проект. Для этого и проводится визирование документов в организации. Нужно отметить, что еще сложнее. Но суть остается той же. Визирование документов — это процедура изучения и подтверждения правильности их должностными лицами.