Документальное оформление отпуска «за свой счет»
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление отпуска «за свой счет»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принудительно отправить работника в неоплачиваемый отпуск работодатели не имеют права, даже если предприятие не работает. За такие действия руководству могут вынести предупреждение или штраф. В то же время наказания не будет, если в отпуск без оплаты работник ушёл по собственному желанию.
Какие документы подтверждают необходимость предоставления отпуска за свой счёт
Когда просьба сотрудника рассмотрена и одобрена, можно писать заявление. В нём необходимо указать причину и продолжительность отпуска. Для того чтобы получить гарантированный безоплатный отпуск, необходимо представить документ, который подтверждает такие основания:
- одинокие матери предоставляют свидетельство о рождении ребёнка, где в графе для сведений об отце стоит прочерк;
- отцы-одиночки представляют документы об отсутствии у ребёнка матери. Это может быть свидетельство о смерти или другой документ с объяснением причины её отсутствия. Например, решение суда о том, что мать числится пропавшей без вести, находится на принудительном лечении, либо лишена права материнства;
- сотрудники, совмещающие трудовую деятельность с получением образования, должны позаботиться, чтобы оформить справку из учебного заведения;
- люди, совмещающие деятельность на двух работах, представляют справку со второго места трудовой деятельности.
Отпуск за свой счёт во время простоев: можно или нет?
Выплаты работнику при простое предприятия по вине работодателя возмещается в размере ⅔ от средней заработной платы, а при отсутствии его вины — ⅔ от оклада (тарифной ставки) работника.
Трудовое законодательство предусматривает ряд ситуаций, когда работодатель обязан дать сотруднику дни без сохранения заработной платы, их количество зависит от ситуации. Можно взять до пяти календарных дней, если:
- родился ребенок;
- предстоит регистрация брака;
- умер близкий родственник.
Инвалиды вправе рассчитывать на дополнительные 60 дней в году. А пенсионеры — до 14 дней. Такой отпуск за свой счет пенсионерам предусмотрен, если речь идет о пенсии по старости. Аналогичный период предусмотрен для жен и родителей военных, которые погибли при несении службы или вследствие заболевания, сопряженного с такой службой.
Отпуск за свой счет когда можно брать? При наступлении события: смерти, рождения, официального заключения брака. В остальных случаях — в любое время. Пенсионеры обычно присоединяют дополнительные дни отдыха к основному отпуску.
Есть и другие случаи, когда работодатель не может отказать в предоставлении отпуска за свой счет. Для наглядности сведем их все в таблицу.
| Кому предоставляется | Продолжительность в календарных днях |
|---|---|
| работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников | До 5 по каждому основанию |
| Работающие инвалиды | До 60 в год |
| Работающие пенсионеры | До 14 в год |
| Работники, являющиеся женами (мужьями), родителями военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении военных обязанностей, либо вследствие заболевания, связанного с военной службой | До 14 в год |
| Работники — участники ВОВ | До 35 в год |
| Работники, допущенные к вступительным испытаниям в высшие учебные заведения | 15 |
| Работники — слушатели подготовительных отделений высших учебных заведений | 15 (для сдачи экзаменов) |
| Работники, обучающиеся в имеющих государственную аккредитацию высших учебных заведениях по очной форме, совмещая обучение с работой |
|
| Работники, допущенные к вступительным экзаменам в имеющие государственную аккредитацию учебные заведения среднего профессионального образования | 10 |
| Работники, обучающиеся в имеющих государственную аккредитацию учебных заведениях среднего профессионального образования по очной форме, совмещая обучение с работой |
|
| Трудящиеся на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях | Время, требующееся, чтобы добраться до места отдыха и обратно |
| Родители-одиночки | 14 |
| Имеющие двух и более детей до 14 лет | 14 |
| Воспитывающие ребенка-инвалида | 14 |
Отпуск за свой счет за счет работодателя оформляется, как и другие, — приказом на основании заявления сотрудника. Заявление должно быть написано от руки или отпечатано с помощью печатающего устройства. Унифицированного бланка такого заявления нет, но нужно придерживаться общих правил оформления:
- В правом верхнем углу прописывается должность и Ф.И.О. руководителя, а также должность и Ф.И.О. работника.
- В центре листа пишется «Заявление».
- Далее идет сам текст прошения, в котором желательно конкретно указывать причину отпуска.
- В конце ставится дата и подпись работника. Подпись должна быть поставлена собственноручно заявителем.
Как быть в случае отказа работодателя
Если руководитель не хочет отпускать сотрудника в отпуск, а у него, в свою очередь, нет законных оснований требовать подписи на заявлении, следует постараться убедить работодателя в необходимости такого решения.
В случае если аргументы не помогают, а возможности выйти на работу действительно не будет, решение и ответственность за отпуск ложится на плечи самого сотрудника. Можно предупредить работодателя о неявке на работу, но это может стать причиной увольнения за прогул. Если других вариантов нет — можно написать заявление на увольнение и заявление на отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам, а затем прийти к работодателю с двумя документами на его усмотрение. Возможно, так он выберет вариант неоплачиваемого отпуска и пойдет на уступки.
Если же руководитель не подписал заявление на дни за свой счет, хотя на этот отпуск у сотрудника есть официальное право, можно оспорить его решение в судебном порядке.
Когда работодатель отказать не вправе
В большинстве ситуаций работодатель сохраняет право согласовать или отказать в предоставлении дополнительных дней работнику, однако существуют обстоятельства, при которых согласие руководства не требуется.
Используя право на дополнительные дни, работник теряет заработок за период своего отсутствия, т.е. он сохраняет свое место, однако заработная плата за указанный срок не начисляется.
В результате, могут измениться показатели по сумме заработка и отработанном стаже, часто используемые бухгалтерией при расчете оплаты по больничному листу.
Намереваясь использовать право на неоплачиваемый отпуск, необходимо учитывать, что при отсутствии на работе более 2 недель работник теряет часть трудового стажа, когда впоследствии будет рассчитываться следующий очередной отпуск.
Например, если человек отсутствовал 21 день, то из стажа вычтут только 7 дней (14 дней не учитываются).
Что делать при отказе в отпуске за свой счет?
Обращение работника к работодателю с заявлением о предоставлении отпуска за свой счет еще не гарантирует, что работодатель его предоставит.
В тех случаях, когда у работодателя нет обязанности предоставлять рассматриваемый отпуск, и он отказывает работнику в таком отпуске, ничего не поделать, надо либо продолжать работу, либо увольняться. Неявка на работу без уважительных причин – основание для увольнения за прогул.
В ситуациях, когда работодатель обязан разрешить лицу пойти в отпуск за свой счет, но отказывает работнику в этом, последний вправе пожаловаться на работодателя, например, в трудовую инспекцию. За нарушение трудового законодательства работодателя могут привлечь к административке.
По логике, в тех случаях, когда работодатель обязан предоставить отпуск, он не имеет право отказать. Однако, в реальности ситуации бывают разные, работодатели отказывают, а работники все равно уходят в отпуск за свой счет, потом разбираются в судах в этих вопросах.
Период отпуска без сохранения зарплаты
Неверное оформление неоплачиваемого отпуска неизбежно повлияет на оплачиваемый, а также на общий трудовой стаж. Поэтому к процедуре важно подходить со всей ответственностью и производить грамотный учет дней, предоставляемых сотруднику для решения его личных проблем.
В секциях ниже мы более подробно поговорим о различных периодах отпуска при отпуске без сохранения заработной платы, какие из них должны быть включены в список выходных дней, а какие нет.
Согласно ст. 113 ТК РФ, из отпуска за свой счет необходимо исключить выходные и нерабочие праздничные дни, когда люди должны отдыхать. На практике многие об этом не помнят или не знают, в результате чего заработная плата рассчитывается неправильно. Сотрудник получает меньше денег, чем ему положено.
ВАЖНО. Чтобы вычесть лишние дни из отпуска, его необходимо разделить на части. К примеру, вся страна в 2020 г. отдыхает с 1 по 3 мая и с 7 по 9. Соответственно, заявление следует писать так: с 4 по 6 мая и с 10 по 13 мая.
Длительность отпуска при таком составлении заявления составит 7 дней, а не 14, и высвободившаяся неделя будет оплачена.
Закон допускает продление отпуска без сохранения заработной платы. Для этого необходимо подать заявление руководству с указанием причин, по которым подчиненный все еще не может приступить к выполнению должностных обязанностей. Если руководство сочтет это возможным, оно даст свое согласие.
Сколько дней неоплачиваемого отпуска может взять работник
В трудовом кодексе указана продолжительность отпуска за свой счет тем, кому работодатель в таком отпуске не может отказать:
Гражданские и муниципальные служащие могут брать отпуск за свой счет продолжительностью не более года.
В законе ничего не написано о продолжительности неоплачиваемого отпуска для других категорий граждан. О ней работник и работодатель договариваются заранее — в коллективном трудовом договоре или заявлении на отпуск.
В трудовом договоре может быть указано количество дней неоплачиваемого отпуска, на которое работник имеет право. Больше дней взять нельзя. Если в трудовом договоре нет ни слова об этом, работник имеет право уйти в отпуск на любой срок по договоренности с работодателем.
Неоплачиваемый отпуск можно присоединить к ежегодному оплачиваемому или использовать отдельно полностью или по частям. Перенести неоплачиваемый отпуск на следующий рабочий год не получится.
Когда можно брать неоплачиваемый отпуск
Отпуск за свой счёт имеют право получить любые сотрудники, вне зависимости от стажа, выслуги лет и позиции на службе. На такой вид отдыха могут претендовать как работники полного дня, так и совместители или приходящие консультанты. Главное, что должен знать сотрудник – для отпуска без сохранения зарплаты должны быть определённые основания.
Несмотря на то, что за период отпуска за свой счёт компания сотруднику ничего не платит, уйти гулять на неограниченный срок нельзя.
То, на сколько работника отпустят отдыхать, зависит от того, по какой причине ему срочно понадобилось в отпуск.
- Отпуск по семейным обстоятельствам – от 1 до 15 календарных (с учётом выходных) дней.
- Отпуск для матери которая имеет двух и более детей до 15 лет (или отца-одиночки при том же количестве детей) – от 1 до 14 календарных дней.
- Муж, у которого жена только что родила – от 1 до 14 рабочих дней.
- Родители, дети которых находятся после лечения и требуют присмотра – столько, сколько напишет врач.
- Родители детей с инвалидностью – до 18-ти лет на любой необходимый срок, подтверждённый врачом.
- Родители детей до 14 лет на весь срок официально объявленного карантина.
- Участники военных действий – на 14 дней ежегодно.
- Инвалиды I и II групп – до 60 календарных дней каждый год.
- Работники для завершения лечения в санатории. Выдаётся на срок пребывания на курорте. Лечащий врач может выдать направление на любой отпуск за свой счёт: 90 дней, 60 дней, 30 дней или меньше.
- Молодожёны – от 1 до 10 календарных дней.
- Люди, у которых умер близкий родственник – от 1 до 7 календарных дней + время на то, чтобы доехать до места похорон.
- Люди, у которых умер дальний родственник – от 1 до 3 дней + время на дорогу.
- Работники, которым нужно сдать вступительные экзамены в университет – от 1 до 15 дней отпуска без учёта времени на дорогу.
- Сотрудники, которые не получили свой отпуск по прошлому месту работы – от 1 до 24 календарных дней в первый год работы на новом месте.
Отпуск без сохранения зарплаты
Для того чтобы уйти в отпуск за свой счет, сотрудник должен написать заявление. При оформлении отпуска дистанционному работнику между сторонами трудовых отношений происходит обмен электронными документами.
В заявлении работник должен указать дату начала и окончания отпуска. Работодатель может подвинуть даты или разрешить другую продолжительность отпуска. Окончательный срок указывается в приказе. В нем указывают вид отпуска и за какой период он предоставляется. Это важно, поскольку отпуск без сохранения заработной платы не влияет на продолжительность рабочего года работника только в случае, если он не превышает 14 календарных дней.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Как оформить отпуск за свой счет
Отпуск без сохранения зарплаты может быть присоединен к очередному ежегодному отпуску.
Опциональное и обязательное предоставление
Статья 128 ТК РФ устанавливает две формы предоставления отпуска без сохранения заработной платы: директивную для работодателя и опциональную. Под директивной формой понимается обязательное удовлетворение работодателем заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.
Статья 128 ТК РФ устанавливает категории работников, заявление которых о предоставлении рассматриваемого вида отпуска работодатель обязан удовлетворить. К этим категориям относятся:
- участники ВОВ, имеющие право на отпуск без сохранения заработной платы сроком до 35 дней в год;
- работающие пенсионеры по возрасту — до 14 дней в год;
- родители и супруги военнослужащих, сотрудников системы МВД, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органовУИС, органов принудительного исполнения, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей либо в результате заболевания, связанного с прохождением военной службы — до 14 дней в год;
- работники-инвалиды — до 60 дней в год;
- все работники по случаю рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней по любому из указанных поводов.
Кроме того, в обязательном порядке отпуск предоставляется работникам по причинам, дающим право на отпуск в соответствии с ТК, иными Федеральными законами либо коллективным договором. Так, правом на безусловное получение отпуска без сохранения заработной платы обладают:
- работники, которым был присвоен статус «Житель блокадного Ленинграда»;
- работники-тыловики фронтов ВОВ (ФЗ «О ветеранах»);
- работники — Герои СССР, Герои РФ, полные кавалеры ордена Славы и Трудовой Славы;
- работники, сдающие вступительные экзамены в вузы и аккредитованные образовательные учреждения среднего профессионального образования;
- работники, являющиеся слушателями подготовительных отделений вузов;
- работники — студенты и учащиеся заочной и вечерней формы обучения на период сессий;
- работники-совместители в случае, если длительность ежегодного оплачиваемого отпуска на работе по совместительству меньше, чем по основному месту работы (286 ТК РФ);
- работницы и работники — супруги военнослужащих (ст. 11 Закона РФ «О статусе военнослужащих»);
- работники, трудящиеся на Крайнем Севере или в приравненных к нему местностях, в силу положений ст. 322 ТК РФ;
- работники, получившие направление на санаторно-курортное лечение (Постановление №13-6 Президиума ВЦСПС СССР от 12.11.84 года).
Под опциональной формой понимается предоставление отпуска по усмотрению работодателя при условии, что причина, по которой работник просит о предоставлении отпуска, будет принята в качестве уважительной. Статья 128 ТК РФ не определяет перечень уважительных причин. В каждом случае уважительность причин определяется работодателем исходя из конкретных обстоятельств. Признание причины неуважительной влечет за собой отказ в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.